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学校会议室使用管理制度

1总则

会议室作为学校教学科研、行政管理及学术交流的核心物理载体，其使用效率与运维水平直接映射出学校的组织治理能力。本制度旨在通过标准化的资源分配、严格的运维规范及闭环的流程管理，消除资源占用冲突，降低设施设备故障率，确保各类会议活动的顺利开展。

本制度适用于学校所属的各类公共会议室（含学术报告厅、多功能厅、行政楼会议室及各院系共享会议室），全校教职员工、学生团体及校外访客在使用上述场所时，必须遵守本规定。

2管理体制与职责划分

清晰的责任界面是消除管理盲区、实现“谁使用、谁负责、谁监管”的前提。

2.1归口管理部门学校办公室（或行政处）为会议室的归口管理部门，负责制度的制定、修订及解释工作。其主要职责包括：

统筹调配全校级会议室资源，审批跨部门的大型会议申请；

监督检查各会议室的日常卫生、设备及安全状况；

协调解决使用过程中发生的重大纠纷或突发事件。

2.2技术保障部门信息化建设中心（或网络中心）负责会议室内的音视频（AV）系统、网络接入及中控系统的技术保障。

日常巡检：每周一上午9:00前完成对投影仪、LED大屏、音响系统的通电自检，确保设备处于热备状态；

故障响应：接到报修后，技术人员必须在15分钟内到达现场，30分钟内完成故障排查或临时替代方案部署；

数据安全：会议结束后24小时内，清除会议投屏设备中的临时缓存文件，防止敏