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办公区会议室使用指南及预约要求说明函4篇范本

办公区会议室使用指南及预约要求说明函篇1

尊敬的______：

为保证公司办公区会议室的高效利用，提高各部门的沟通协作效率，现制定以下《办公区会议室使用指南及预约要求说明函》。请各部门认真遵守以下规定：

一、会议室使用原则

1.会议室仅限公司内部员工使用，外来人员需提前申请并经批准后方可进入。

2.使用会议室应提前预约，预约成功后方可使用，不得占用他人预约时间。

3.会议室使用时间一般为工作日8:0018:00，特殊情况需延长时间，请提前与会议室管理员联系。

二、会议室预约流程

1.预约人需在会议室使用前3个工作日通过电子邮箱____进行预约，邮件标题格式为“部门名称预约时间会议室名称预约人姓名”。

2.会议室管理员在收到预约邮件后，将审核预约情况并回复确认。

3.预约成功后，预约人需在会议室门口处签到，领取钥匙。

三、会议室使用规范

1.使用会议室前，请关闭手机或调至静音状态，以免影响他人。

2.请保持会议室整洁，离开时请将椅子归位，关闭门窗，拔掉电源。

3.使用会议室期间，请爱护公共设施，不得随意搬动会议室内的家具设备。

4.如发觉会议室设施损坏，请及时与会议室管理员联系，以便及时修复。

四、会议室预约要