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归档文件安全保管通知通用4篇

归档文件安全保管通知第（1）篇

尊敬的客户管理部门：

为保证贵方归档文件的安全保管，我司特此通知如下事项：

一、归档文件范围

本通知适用于贵方所有已归档的文件资料，包括但不限于合同文件、业务往来记录、财务凭证、项目报告、会议纪要及各类电子文档等。

二、文件保管要求

1.文件应按照文件分类标准进行编号和归档，保证每份文件均有唯一标识。

2.文件应存放于指定的档案室或指定存储设备中，保证存放环境符合安全要求，包括温度、湿度及防尘要求。

3.文件应定期进行检查与维护，保证其完整性和可追溯性。

4.文件的借阅、调阅及归还需遵循我司内部文件管理流程，保证权限清晰、记录完整。

三、安全与保密措施

1.所有归档文件均需在指定场所保管，严禁擅自复制、传阅或外泄。

2.文件存储系统应具备访问控制功能，保证授权人员方可查阅。

3.文件销毁需经审批程序，并由指定人员执行，销毁记录需存档备查。

四、责任与义务

1.贵方须配合我司对归档文件的管理与，保证文件保管工作顺利进行。

2.如发觉文件丢失、损坏或管理不当，应及时报告我司，并配合调查处理。

请贵方务必严格遵守上述规定，保证归档文件的安全保管。我司将定期进行检查，如发觉违规行为，将依据相关制度予以处理。

此致