2025年烟草行业档案室档案员档案管理工作手册.docxVIP

2025年烟草行业档案室档案员档案管理工作手册

第1章档案管理概述

1.1档案管理制度

1.2档案管理原则

档案管理应遵循真实性、完整性、系统性和时效性四大原则。真实性要求档案内容与形成时实际情况完全吻合，不得有任何篡改；完整性强调档案应包含所有必要组成部分，如文件正本、定稿、附件及元数据；系统性指档案按逻辑关系组合，便于检索利用；时效性则要求档案在形成后规定时间内完成归档，如生产记录类档案应在形成后30日内归档。行业实践表明，采用OA系统实现电子档案与纸质档案同步归档，可将归档及时性误差控制在2%以内。特别值得注意的是，涉密档案管理需遵循最小化接触原则，即仅授权核心人员查阅，且全过程需记录操作日志。

1.3档案管理目标

1.4档案管理组织架构

1.5档案员职责

1.5.1基础职责

档案员需全面负责档案从形成到销毁的全生命周期管理，包括但不限于：制定年度归档计划（如按月度完成当月档案整理），执行档案保管环境监控（如每月记录温湿度日志），组织档案鉴定工作（三年一鉴，五年一销）。这些基础职责要求档案员必须掌握《档案工作基本规范》（DA/T28-2021）全部内容，并通过档案管理员职业资格认证（三级）。

1.5.2专业职责

在专业领域，档案员需开展：档案数字化项目管理（如完成批量为2-5万张的数字化任务需3-6个月），电子档案真实性验证（采用哈希算法校验