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酒店行业宴会部宴会师宴会活动策划手册（执行版）

第1章宴会前期准备

1.1宴会信息接收与确认

客户致电预订宴会时，信息完整性与准确性是后续所有工作的基础。宴会师需在接听电话的瞬间，便开始系统性记录——宴会日期、时间、预计人数、预算范围、场地偏好，乃至特殊要求（如宗教禁忌、配餐禁忌、音响设备需求）。信息不全或模糊不清，后续方案设计将如无源之水。例如，某次高端商务宴请因未提前确认投影设备需求，导致现场临时搭建，不仅延误了时间，还超出了10%的应急预算。因此，在客户确认预订时，必须逐一核对关键细节，避免后期因信息遗漏引发争议。

确认信息后，需立即预订编号，并同步录入酒店管理系统（PMS）。这一步看似简单，却关乎后续部门协作的流畅度。宴会部内部需将预订信息分发给餐饮、销售、工程及采购部门，确保各方对宴会需求有统一认知。例如，一场包含500位宾客的婚宴，若工程部门未提前知晓舞台搭建需求，将直接导致场地冲突。

1.2宴会需求沟通与方案设计

信息确认后，真正的沟通才刚刚开始。宴会师需主动与客户建立多次对话，通过提问挖掘潜在需求。客户常提出的“预算充足”实则缺乏具体分配标准，此时需引导其明确餐饮、布置、娱乐等环节的优先级。某次政府宴请客户预算为50万元，但未说明具体分配，宴会师通过分层沟通，最终将预算细化至菜品（40%）、场地布置（30%）、演艺环节（20%），余下