配备跟班秘书分工的通知.docxVIP

配备跟班秘书分工的通知

一、通知缘由与适用范围

跟班秘书配备不落地，管理层的时间就会被碎片化事务吞噬，重要决策所需的会议纪要、督办事项、行程衔接就容易出现“记录了没人跟、跟了没人查”的断链。为此，经公司总经理办公会2025年第3次会议研究，决定为领导班子成员配备跟班秘书并明确分工。

本通知适用于公司总部各部门及各下属单位，自印发之日起执行。各部门、各单位接到通知后5个工作日内，须完成本单位涉及人员的交接安排，并将落实情况报综合管理部备案。

二、跟班秘书的岗位职责

跟班秘书的核心价值在于“跟得上、记得住、盯得住”，即随行服务、记录转化、闭环督办三项职能缺一不可。

2.1随行服务

1.提前1个工作日核对领导次日行程，包括时间、地点、与会人员、需携带文件清单，形成《日程确认单》并发送领导确认；如行程变更，30分钟内更新并同步相关单位。

2.出差随行时，负责机票/车票订票（领导确认行程后4小时内完成预订）、住宿安排（优先选择会议/考察地点3公里内、步行可达的酒店）、当地对接人联络。

3.会议随行时，提前30分钟到场检查会场（席位牌、投影、材料份数按与会人数上浮2份准备）。

2.2记录转化

1.领导出席的会议、调研、会见，须形成记录：一般性会议当日18:00前完成纪要初稿，重要会议（涉及投资、人事、对外承诺）24小时内完成初稿，经领导审签后