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医美机构顾客档案电子化保管办法

我在医美机构做档案管理快八年了，刚入行那会全是纸质顾客档案，三个顶天立地的铁皮档案柜占了小半间办公室，找起档案来爬高爬低不说，梅雨季节还容易发霉，有的放了五六年的纸质，字都晕开看不清。碰到顾客几年之后过来做修复项目，说什么都找不到原来的记录，我急得满头汗，顾客也站边上等得不耐烦，还出过一次员工把顾客纸质档案随手放在前台，被别有用心的人抄走联系方式卖推销信息的事，给顾客造成了困扰，我们也特别愧疚。后来整个行业都在推档案电子化，我们机构花了大半年时间，把所有老档案都转成了电子档，又一点点磨合出了这套保管办法，不光解决了原来纸质档案的一堆问题，还更符合监管要求，也能更好保护顾客隐私，所以整理成正式的保管办法，方便内部执行也给同行做个参考。

1总则

1.1制定本办法的目的

制定这套电子化保管办法，核心目的有三个。第一是提升机构的服务效率和顾客体验，原来找一份档案最少要十多分钟，现在几秒钟就能调出来，顾客不用等，我们也不用遭那份翻柜子的罪，原来放档案的房间现在改成了顾客的补妆休息区，反而给顾客多了一块舒服的地方。第二是满足监管要求，现在医美行业监管越来越规范，要求顾客的整个医美流程全记录可追溯，电子化档案存储方便，调阅也方便，完全符合监管对档案保管的要求。第三也是最重要的，就是保护顾客的隐私和权益，医美很多项目顾客都不希望外人知道，电子化保管比纸质更容易管