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文件收发传阅归档管理规范

文件收发传阅归档是单位行政运转最基础也最重要的日常工作，看起来都是收收发发、整理登记的小事，实则牵一发而动全身，一旦哪个环节出问题，小到找文件跑断腿，大到耽误重要项目、泄露涉密信息，给单位带来难以挽回的损失。我在行政内勤岗位负责文件管理快十年，踩过坑也见过不少教训，因此结合实际工作经验制定这份管理规范，目的就是理清流程、明确要求，方便大家配合执行，保障单位办公顺畅有序。

1总则

1.1规范制定目的

制定本规范的核心目的，是对单位所有纸质、电子文件的收发、传阅、归档全流程进行统一规范，解决文件管理中常见的错登漏登、传阅丢失、办理延误、归档不全等痛点问题，保障文件运转高效安全，方便后续查阅利用，为单位各项工作开展提供扎实的基础支撑。我这么多年最深的感受就是，文件管理无小事，一次小小的疏忽，可能就要花几倍的力气去弥补，提前定好规矩，大家都按规矩来，其实反而省了很多不必要的麻烦。

1.2适用范围

本规范适用于本单位所有正式收文、发文、内部生成文件、外部往来文件的全流程管理，不管是上级单位发来的通知批复，还是平级单位发来的协作函件，或是本单位拟写印发的通知、报告、会议纪要，甚至是对外签订的合同协议、各类业务审批材料，全部都要遵守本规范。电子文件和纸质文件一视同仁，都要按规范管理，不能因为是电子件就放松要求。

1.3基本原则

开展文件管理要遵守三个核心原则：第