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2026年档案查阅利用管理办法

一、总则

档案是单位经营管理、合规举证、权益维护的核心凭证，查阅利用环节是档案价值落地同时也是泄密、损毁风险最高的端口。为规范全类型档案查阅利用流程，平衡利用效率与信息安全，依据《中华人民共和国档案法（2020年修订）》《中华人民共和国保守国家秘密法》《企业档案管理规定》（国家档案局令第13号）制定本办法。本办法适用于本单位及所属分、子公司所有文书、科技、会计、人事、实物、声像、电子档案的查阅、借阅、复制、对外提供、出证全流程管理，所有查档行为遵循“谁审批谁负责、最小必要权限、全程留痕可追溯、涉密信息不上网”四项基本原则。

二、职责划分

清晰的权责划分是避免查档流程推诿、风险无人兜底的核心前提，各相关岗位权责如下：

1.档案管理部

?负责查档申请的核验、调卷、登记、归还核验、归档全流程操作，对不符合权限、手续不全的查档申请有当场拒绝权；

?每月抽查不少于10%的查档记录，每季度形成查档合规性报告公示；

?每年12月组织1次覆盖全体在职员工的查档制度培训，新员工入职培训必须包含本办法内容，考核合格后方可开通查档权限。

2.业务部门负责人

?负责审核本部门员工查档申请的事由真实性、业务相关性，严禁审批超出本部门业务范围、与申请人岗位职责无关的查档申请；

?对本部门员工查档后的档案使用、保密义务承担管理责任。

3.保密管理岗

?负责涉密、