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采购履约验收归档资料模板

一、适用范围与使用说明

本模板适用于企业（含事业单位、国企采购部门）货物类、工程类、服务类采购合同的履约验收全流程资料归档。使用本模板的人员（采购经办人、验收组组长、档案管理员）读完应能独立完成：验收资料收集→验收组织→结论出具→归档移交→借阅管理五步操作。

归档时限要求：验收结论签署之日起10个工作日内完成全部资料归档移交；档案管理员在接收后5个工作日内完成编目上架。

使用方法：第三至六章为各环节资料清单与表格模板，直接复印或电子套用；带※号的资料为缺一不可项，缺项时验收结论不得签署、档案不得接收。

二、归档资料总清单

归档资料按「合同履约全周期」分为六个阶段，编号规则为「阶段代码-序号」（如HT-01表示合同类第1项）。档案管理员按此编号建立卷内目录。

2.1合同与立项类（代码HT）

编号

资料名称

来源部门

原件/复印件

是否※

HT-01

采购申请及审批单

需求部门

原件

是

HT-02

采购计划/预算审批文件

采购部

原件

是

HT-03

招标/比价/磋商文件及响应文件

采购部

原件

是

HT-04

评标（评审）报告及定标文件

采购部

原件

是

HT-05

中标（成交）通知书

采购部

原件

是

HT-06

采购合同正本

采购部

原件

是

HT-07

合同变更、补充协议（如有）

采购部

原件

否

2.2到货