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公章使用管理台账

编号：XZ-YZ-01保管部门：行政部（综合办公室）启用日期：____年____月____日

一、填写说明

本台账用于逐笔记录公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章等印章的使用情况，做到一次用章、一条记录、一份留痕。台账由印章保管人（行政专员）当日登记，不得事后补记、代签或涂改；确需更正的，在错误处划单线并由更正人签名、注明日期。台账按月装订，年度终了移交档案室保存，保存期限不少于十年。

用章流程与台账的对应关系如下，登记时按环节顺序核对，缺项不得盖章。

流程环节

责任人

关键动作

台账对应列

申请发起

申请人

填写用章申请单，写明文件名称、用途、份数

序号、日期、用章部门、申请人、文件名称、份数

部门初审

部门负责人

确认文件内容与用章必要性

审批人（部门负责人）

行政/法务复核

行政专员、法务

复核文件合规性与印章适用范围

审批人（复核）、印章名称

高层审批

分管领导/总经理

重要合同、大额文件把关

审批人（批准）、批准日期

台账登记

行政专员

逐列登记，核对份数与文件编号

全表

实际盖章

盖章人、监印人

当面盖章、清点份数、留痕

盖章人、监印人、盖章日期

归档查验

档案管理员

原件归档、电子件同步

原件去向/存档编号、备注

逐列填写要点：

序号：按年度连续编号，跨年重新起编，不得跳号、重号。

日期：填写实际用章日期，格式为____年__月