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秘 书 工 作 细 则 附件1：秘书工作流程 会议管理制度 一、会议审核表 注 意 要 点 开会的目的 本次的会议是否实际需要？（是否只是流于形式的例行会议？有没有其他更好的解决方法？ 开会的目的是否明确？ 设定要项方面 开会的时机、时间是否妥当？ 开会的场所是否恰当？ 所邀集的与会人员是否恰当？ 开会通知方面 是否对于与会人员确实通知妥当了？ 对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员？ 是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备呢？ 是否通知与会人员事先备妥有关的资料呢？ 会议的准备方面 是否事先拟就议题的进行顺序及时间的分配呢？ 事前是否应当分发参考资料呢？是否已经做了应变的准备呢？ 是否安排好会议的记录呢？ 是否必须用到幻灯机或录像机等的机械设备呢？ 邀集与会人员的选定标准 ·对于该项议题确实身有感触者 ·对于该项议题确实握有资料、学有专精并饶有经验者 ·本次会议的结论将会对其有所影响者 ·　邀其与会参与发言讲座的好处要比因该员出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更大者 会议计划表 年度会议活动计划表 会 议 名 称 细 节 项 目 开 会 次 数 开 会 日 期 开 会 时 间 会议目的及宗旨 与 会 人 员 司 仪 主 席 会议召集单位 会 议 记 录 总 务 与会者应备资料 会场标示资料 日前或事前的分发资料 会议工作细节审核一览表 工 作 项 目 查核 工 作 项 目 活动的主旨 活动的规范 预算 招待对象的层次 总参加人数（查对邀请回函） 活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动撞档？） 活动日数 筹备单位 活动的负责人 活动作业分工明细 会场的预订 主会场 开会场地 洽谈室 展示场 来宾休息室 主办单位休息室（干事、办事员） 演艺人员休息室 制作来宾名册 姓名、地址、公司名称、电话、职衔等的核对 邀请函 信封 邀请卡 回函明信片 纪念品兑换券 停车券 指引地图 点心券 餐券 订制张数（多印20%的备份） 信封书写作业 投递作业承办员 投递日期（要以活动日期的二、三个星期前寄达对方为原则） 纪念品方面 纪念品的选定 决定包装纸 外包装书写作业 礼品题款作业 姓名书写作业 蝴蝶结装饰作业 雕冰花饰 胸花 礼品包装作业 订制数量（要多出20%的备份） 接送交通工具方面 飞机 火车 巴士 轿车 红包（给司机、演艺人员……的） 会场布置 宴会的形式 餐桌入座式 自助餐入座式 半人座式自助餐 鸡尾酒立食式自助餐 鸡尾酒会立食式 料理样式 法国料理 中国料理 各国料理大会串 路摊式、模拟餐馆式、餐台取食式、餐车服务式 雕冰（原色、彩色） 饮料 餐前酒 威士忌 鸡尾酒 啤酒（罐装或生啤酒） 饮料类 吧台 餐车 餐车女服务生 干杯用的酒类（国产酒或洋酒） 香烟方面 香烟 雪茄 品牌（国产或进口） 特别订做的烟盒 香烟摊女服务员 菜单的印制 花饰方面 花圈 花蓝 桌上花饰 旗袍 各国民族的衣着 工 作 项 目 查核 工 作 项 目 馈赠用花束 典礼台花饰 礼桌花饰 文字花饰 吊挂花饰 蜡烛 展示品饰花 礼花（献礼用） 园景制作 西式园景 东方园景 租借盆景 观叶盆景 观花盆景 茶几 遮阳伞 看板、标示板类 欢迎看板 大门看板 方向标式 专用停车场标示牌 受付处看板 会场入口处欢迎光临的拱门 典礼台看板 展示商品说明标示牌 会场内指引标示牌 社徽、商标看板 国旗、社旗、大会旗 拍照摄影方面 纪念照片 快照 记录摄影 拍立得照片（拍照女服务员） 选择桌子（选用圆桌或方桌） 座位顺序 桌面标示卡 桌面标示卡的书写作业 印制座位配置表 胸章、名牌方面 颜色、大小、种类的选定 公司名称、职衔、姓名的书写作业 女服务员着装方面 洋装 安排演艺人员、乐队 表演女郎 女性公关人员 住宿安排方面 安排来宾的住宿（套房、单人房、双人房） 主办人员住宿问题 演艺人员的住宿 预订房间 妥善分配房间 特设专用柜台 支付的负担范围（住宿、餐费、取用冰箱内的食物费用、电话费……） 安排用餐方面 住宿者的用餐事宜 来宾、司机的用餐问题 服务人员的用餐 演艺人员、乐队的用餐问题 活动行程方面 司仪开场白 主席致辞 来宾致辞 举杯同庆 余兴节目 朗读贺电 致谢辞 活动行程表的标示 活动行程表的书写工作 播放背景音乐 放映宣传影片、幻灯片 服务柜台的工作方面 来宾出缺席的确认 发放胸章 发放活动行