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十一、口岸公司会议管理制度 总 则 公司经营管理会议指的是，在公司经营管理过程中因纵向、横向协调沟通的需要，或者是针对公司运作过程中所出现的问题而召开的各种会议。 公司的经营管理会议（以下简称会议）所适用的范围是总经理直线控制下的一些同公司经营运作有关的会议，它所涉及的议题包括：任务的布置或总结，问题的分析和解决等，主要分为经营工作会议、管理工作会议、综合性会议三种，以及管理人员会议和全体员工会议两大类。 经营工作会议，主要是讨论与公司业务经营有关的会议，如项目论证、项目开发、谈判准备、文件讨论等。 管理工作会议，主要是讨论与管理工作有关的会议，如新制度的颁布、员工思想动态分析、表彰与批评等。 综合性会议，是指介于经营和管理两者之间、既有经营议题又有管理议题的会议。 制订本制度的目的是指导和规范公司经营管理会议的运作，目的在于改进公司会风，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量。 部门或项目工作小组召集会议可参照本制度的精神。 公司决策层如董事会和决策委员会等的会议按照公司章程和单项有关制度或条例执行。 召开会议应遵循的基本原则 会议的召开须遵循下面几个基本原则： 一致性原则。公司的经营管理会议讨论的原则或议题须同公司现行制度保持一致性，遵循制度所规定的准则或者同制度构成一个完整的体系。其它制度包括：公司章程、公司的考评制度、公司的报酬制度、公司的业务运作流程、公司的工作报告制度等以及其它制度和规章。 流程化原则。对于特定的会议类型，制定相应的运作流程，按照一定的模式进行，做好必要的准备工作，以便总经理对所有公司内部所召开的经营管理会议进行有效的指导和控制。 有效性原则。每一次所召开的公司经营管理会议都应该达到的预定的效果，绝对不能“会而不议，议而不果”。在召集会议前，应通知与会者有关会议的议题、是否要求其发言等。每次会议只通知与会议议题有关的人员出席。 节约性原则。会议的召开应该遵循节约性原则，时间要安排得恰当有效。会议的主持人根据会议的内容以及重要程度将有关事项在会议召开之前界定好。主持人和发言人的时间也应有所限定。 求同存异原则。会议上应该允许不同意见的出现，要让持有不同意见的人畅所欲言。关于一般的问题，可以采纳少数服从多数的原则，但对于事关重大或比较严肃的议题，则应采纳智者的意见。 民主集中原则。会议讨论议题，应本着集思广益的原则，鼓励与会者充分参与讨论，由会议主持人将集体的意见集中在一起，形成会议共识。 会议备档原则。对于会议过程中所出现的所有重要事情，特别是经营管理的一些原则问题的讨论，都应该记录下来，以备查阅，作为公司日后工作的参考资料。 召开会议的基本要求 会议召集人在会议召开之前将会议的主题、地点、时间和对与会者的要求等下发或通知所有与会者。 会议主持人和与会人员都应在会前做好有关准备工作，包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案等。 所有与会者在会议进行期间都应该准确、充分地表达自己的立场，用简洁的语言、清晰的逻辑使所有与会者理解自己的立场观点。 所有与会者都应该遵守公司的会议制度，不迟到，不早退，不无故缺席。因为特殊原因不能完整地参加会议的与会者，应提前向会议召集人说明情况，并且将自己的观点尽量用书面的形式转达给会议召集人，由会议召集人代为表达。 会议的基本人员应该包括：召集人，与会者，记录员。会议原则上应由召集人主持，也可由召集人指定他人代为主持。 会议开始时，由会议主持人宣布会议的议程。 会议记录人应坚持实事求是的原则，记录会议议题、出勤情况、讨论要点，包括形成的一致意见和不同意见。记录员应署名。会议记录范本见附件。 会议讨论过程中，与会者应注意文明用语。发生争执时，会议主持人应该采取恰当的方式进行协调。 在会议结束之前，应该由主持人对会议进行总结，并对会议记录进行审议签名。 如果会议不是由总经理召集或主持，会议记录应呈送总经理。 会议结果是否向全体员工公布，由总经理酌情决定。 紧急会议的召开，也应该按照上面的要求进行。 与会者应对会议讨论情况或会议结果保密。 会议运作流程 根据本制度的总则和基本要求，会议的召开应遵行下面的流程： 例会制度 公司每年在年末举行一次由公司全体员工参加年度经营管理会议，对本年度的经营运作进行总结，并且就下一年度的经营提出相关的建议。 为了避免会议过多或重复，公司正常议题一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。在公司经营运作过程中，应适当实行“三会结合”的例会制度，即：周例会、月例会、季度例会。 例会制度同样遵循第一、二、三章的各项条款，同时也遵循本章下面各项条款中的规定。 周例会制度。会议时间：每周星期一上午。 与会人员：总经理、部门主管以及其他指定人员。 主要议题：上周的工作总结，