秘书理论与实务.doc

前 言 本课程名称为《管理文秘》。它涉及管理学和秘书学两大学科的诸多内容。关于管理学的相关内容，在管理学等有关学科中已经作了系统的介绍。这里则是根据本专业的特征和需要，侧重介绍秘书工作的理论和实务方面的知识。 秘书工作是一种职业行为，在社会分工尚不明确的时代，秘书行为与其他职业行为混为一体。随着社会分工的逐渐明晰化，秘书行为就逐渐从其他职业行为中分离出来，产生了秘书职业。当秘书活动固定在部分人员身上时，就产生了专职的秘书人员；当秘书活动以集团的方式进行时，就有了秘书机构；当秘书活动的职责被授予个人时，就有了秘书职务；当秘书活动与其他社会职业活动相结合时，就形成了各种行业秘书；当社会对秘书活动提出各种要求时，就有了秘书职业的各种规范；当秘书活动的特点逐渐被人们所认识并加以探讨研究时，就产生了一门新兴的学科——秘书学。 本课件所阐述的内容，包括两大部分。第一部分即理论篇，主要介绍秘书及秘书工作的概念、特点、作用、规律等基本理论；第二部分即实务篇，主要介绍秘书工作的具体内容及其要求。 通过对本课程的学习，使大家能够对秘书工作的性质、职能、地位、作用等有一个系统的了解，并为从事秘书工作的人员提供有效的“技术”指导和智力支持。 上编 理论篇 本编侧重阐述秘书工作的基本理论，包括秘书及秘书工作的概念、原则、特点、作用和一般规律；秘书活动的管理；秘书人员的素养等内容，共包括 3 章。 第一章 绪 论 秘书，是我国党政机关、企事业单位普遍设置的一个行政职务。近几年来， 随着乡镇企业和非公有制经济的蓬勃发展，秘书又成为乡镇企业和私有企业主的得力助手。每一个正在从事或准备从事秘书工作的人，都应该了解秘书工作的规律，以提高自己从事秘书工作的自觉性和科学性。 —————————————————————————————————— ★目的要求 通过本章内容的学习，了解“秘书”一词的涵义、秘书的类别和层次以及秘书工作的沿革；了解秘书工作的特点、作用、指导思想、工作方针、基本原则和一般规律，以便对秘书工作有一个总体上的认识，为将来从事秘书工作作好心理上的准备。 ★重点问题 　　1．“秘书”的涵义及秘书工作的沿革 2．秘书工作的特征、作用 3．秘书工作的指导思想、工作方针、基本原则和一般规律 —————————————————————————————————— 第一节 秘书及秘书工作的沿革 一、秘书 1、秘书的涵义 《辞海》中，“秘书”一词有5种涵义：一指职务名称之一，是领导的助手。二指官名。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书郎等官职，掌管官员向皇上奏事的奏章函牍、皇帝宣布命令的宣示以及宫禁的图书等工作。三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员，分一等秘书、二等秘书、三等秘书。四指宫中的藏书。五指谶纬（chen wei 读作衬伟，汉代流行的宗教迷信）等书。 我们现在所说的秘书，取《辞海》的第一种涵义，是指人，即秘书人员。但光把它解释为职务名称，又显得空泛。严格地讲，秘书是指为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理和综合服务的人员，是领导的助手。 2、秘书的类别 秘书是一个广泛复杂的社会群体。从军内到军外，从中央到地方，从党政机关到工矿企业，从国有到私营，到处都需要秘书。因此，从不同的角度出发，我们可以把秘书分为不同的类别。 （1）从服务对象和经济来源来划分，可把秘书分为公务秘书和私人秘书两大类。 公务秘书泛指为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组织和人事部门选调，从国家或集体领取薪金，在编制上属于该机关、该单位的国家工作人员。少数为一定级别的领导干部和专家服务的秘书，虽然其服务对象是个人，但仍从国家或集体领取薪金，是国家编制的正式工作人员，故仍属于公务秘书。这类秘书，尽管有时被称为领导人的专职秘书或私人秘书，但不同于下面所说的私人秘书。 私人秘书指为民办集体企业、农民专业户、个体户以及外资企业等服务，由他们聘请并支付薪金，不属于国家编制的个人。私人秘书在经济上是社会主义初级阶段以公有制为主体多种所有制经济共同存在和发展的产物，在政治上是深化改革的结果。虽然它目前的数量还不多，但发展趋势十分可观。在国外，私人秘书十分普遍。 （2）从工作的分工或业务的侧重点来划分，可把秘书分为文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、外文秘书、生活秘书、教学秘书、科研秘书等。 文字秘书是指以文字工作为主的秘书。在党政机关和企事业单位中，文字秘书负有起草公文、综合情况、参与政策研究、协助领导进行公文把关等重要任务。 机要秘书的主要