深层应用word邮件合并功能避免重复劳动提高办公

2010 年8 月 应用 经验 Application Experiences 总第187 期 深层应用word 邮件合并功能 避免重复劳动 提高办公效率 徐世太 （山东青年政治学院 济南 250014） 摘 要 掌握word 邮件合并功能的深层次应用方法和技巧，既可以减少枯燥无味的重复性工作，又能显现高超的文件编辑水平使 得工作效率大大提高。 关键词 邮件合并 深层次应用方法和技巧 中图分类号 TP391.12 文献标识码 A 文章编号 100720- 5480 Advanced Application of Mail-Merge in Office Word Avoiding Duplication of Effort, Improving Administrative Efficiency Xu Shitai (Shandong Youth University of Political Science Jinan 250014) Abstract mastering the advanced application methods and skills of Mail- Merge in Office Word software, one can reduce tiring duplication of effort, present his proficiency in file editing and greatly improve working efficiency. Keywords Mail- Merge Advanced application methods and skills 在实际工作中，我们经常会遇到需要编辑大量格式一致，数 档，它们通常都具备两个规律： 据字段相同，但数据内容不同，且每条记录单独成文、单独填写 一是我们需要制作的数量比较大； 的文件，如客户回复函、职工档案盒标签、带照片的工作证、准考 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比 证、录取通知书、学生成绩报告单、工资条等等。假如一份一份地编 如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是 辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，但工作量一大，重复劳 固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其 动消耗的时间和精力必然要多，同时，也大大降低了工作效率。 中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。 那么，有没有办法既可以减少枯燥无味的重复性工作，又能 3 、邮件合并的三个基本过程 显现高超的文件编辑水平使得工作效率提高呢？回答是肯定的， 真正理解了邮件合并的三个基本过程，就抓住了邮件合并 只要我们举一反三，灵活运用好word 邮件合并功能，就可以轻 的“纲”，以后就可以发扬广大，举一反三深层地应用邮件合并功 松、准确、快速地完成这些任务。在此，结合批量制作学生成绩报 能解决实际任务了。 告单和带照片的工作证，两个实际任务的解决步骤，详细介绍 （1）建立主文档 word 邮件合并功能的深层次应用方法和技巧。 “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封 一、基本操作－了解“邮件合并”的原理与过程 中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合 1、“邮件合并”的由来 并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计 什么是“邮件合并”呢？其实“邮件合并”这个名称最初是在 中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为 批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文 数据源的建立或选择提供了标准和思路。 档）的固定内容中，合并与发送信息