公司档案管理制度.doc

制度名 公司档案管理制度 电子文件编码 GLZD225 页码 4-1 第一条 管理部门 1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为 特殊案 件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文 书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。 2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管 理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。 第二条 文件点收 文件结案移送归档时，依如下原则点收： 1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。 2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。 3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。 4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。 5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后 ，文件送归档。 第三条 文件整理 点收文件后，应依下列方式整理： 1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。 3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 签发人 责任人签名 制度名 公司档案管理制度 电子文件编码 GLZD225 页码 4-2 第四条 档案分类 1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为 若干小类。 2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。 3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。 4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。 5.档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2 A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。 第五条 档案名称及编号 1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。 2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多 寡及增长情形而斟酌决定。 3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。 5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 签发人 责任人签名 制度名 公司档案管理制度 电子文件编码 GLZD225 页码 4-3 第六条 档号编定 1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。 2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。 3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。 4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左 方装订者则填写于右上角。 第七条 归档与档案清理 1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。 2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 第八条 保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： 1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及 股东会纪 录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设 计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。 2.10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核 定须保存10年的文书。 3.5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。 4.1年保存：结案后无长期保存必要者。 5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。 签发人 责任人签名 制度名 公司档案管理制度 电子文件编码 GLZ