清华大学-如何撰写有效的报告和建议书.ppt

撰写有效的报告和建议书的基础——设定目标 撰写有效的报告和建议书的基础——收集信息 说 服 的 力 量-对方的立场 写作技巧-结构 写作技巧-粉饰 总结 * * 报告人：庄凯 乔鸿勋 李金龙 方轶奇 郑龙 周院进 如何撰写有效的报告和建议书 内容提要 总体介绍 撰写有效的报告和建议书的基础 建议书的结构 报告的结构 说服的力量 写作技巧 一、总体介绍 为什么要写报告和建议书 2. 报告和建议书的区别 3. 好的报告能带来些什么？ 日常生活工作中必不可少的部分 写下来比说说更有效 内容不同：报告侧重于记录已经发生的信息； 建议书侧重于基于已经发生的事实的对未来的建议。 目的不同：报告是为了向读者陈述事实； 建议书是为了劝说读者采取某种行动。 对读者：易于理解；阅读迅速；更有趣： 对组织：对外有利于组织形象；内部交流， 通常能产生更好的决定 对个人：让同事和老板对你印象深刻； 提升你在组织中的信任； 有更多的机会来写重要的报告 二、撰写有效的报告和建议书的基础 设定目标 收集信息 1. 为什么要设定目标 有助于以更适合未来的读者的方式来构建你的报告； 有助于保持清晰的焦点； 如果别人需要对你的报告再做加工，预先设定目标会使你的报告更加清楚； 使报告更易于准备 更易于写 更易于阅读 2. 如何设定目标 站在读者的角度 目标具体化 3. 如何写正确的报告 找出报告的明确目标 写下来该目标，向要求你写报告的人确认 也许他会告诉你一个完全不同的理解 1. 寻找信息 需要什么信息 从哪儿获取信息 提出论点 2. 组织信息 简单归纳每条信息 给信息分类 三、建议书的结构 Position 你理解该问题的背景，读者会因此更认同你 可以借此跟读者达成共识 为读者理解后续内容打下了基础 Problem Possibilities Proposal 一个例子：部门费用申请 四、报告的结构 1. 研究型 目标 方法 结果 结论 2. 陈述信息型 信息分组 组排序 一个例子：煤炭行业信息化应用调查 五、说服的力量 表明你站在他们的立场 引领他们站在你的立场 1. 从读者的角度开始写 尽快获得读者潜意识中的赞同感 2. 表明你能理解问题的关键 确保你不仅要确立你的读者所关心的关键因素 把你的理解描绘出来 3.要客观 从事实去做判断，而绝对不要轻易做主观的判断 为假设准备好数据，如果没有相应的数据，那就先不要这个观点 说 服 的 力 量-自己的立场 1. 公平 公正对待所有的选择； 不要试图去隐瞒一个比你报价低的选择； 你在一个问题上被发现不诚实，那么你以前所说的全部都会被质疑； 突出你的优点，把缺点放在不起眼的地方，而不是把缺点完全隐藏起来； 2. 不要恶意批评其他选择 不要去侮辱读者的智慧； 客观的评价 3. 给他一个理由来改变主意 诚挚的提出一个对你有利的问题； 让你的读者来思考如何解决； 给出你的答案 4. 把你的建议放在最后 对一个有很多解决方法的问题，把你的答案放在最后； 5. 准备应付反对意见 不必指出一个读者完全没意识到的问题； 可以在报告中直接回答一个潜在的问题； 第四阶段 第三阶段 第二阶段 你的立场 读者的立场 第一阶段 六、写作技巧 风格 结构 布局 粉饰 写作技巧-风格 1. 根据你的读者调整你的格式 写报告和建议的时候一定要注意读者的年龄及其他方面的阅读习惯 2. 使用日常语言 比如不要说“便所或茅房”而可以说洗手间或卫生间 3. 语气中要有礼貌 4. 清楚地解释新的主意 5. 避免用行话，避免用冗长的词句 6. 避免使用法律词汇、避免使用华丽辞藻 7.对于如何使用富侵略性的词语要心中有数 8. 避免使用童稚及生僻的词汇 9. 使用简洁而不是抽象的表述 10. 使用积极性的描述 1. 整个报告的词句 看看有没有可以再斟酌的词句 2. 检查拼写 在一份正式报告中出现错别字是很令人尴尬的事 3. 检查缩写 4. 检查标点 写作技巧-布局 检查布局 间距 页边的空白 标题 段落 目录 2. 运用附录 3. 运用图表 成分比较使用饼图 个体比较使用柱状图 时间比较使用曲线图 1. 在报告或建议书中增加如下内容： 标题 作者姓名 目录 摘要 附录 页码 2. 考虑可以再增加以下