行政管理精品课程《现代秘书学》.doc

北京城市学院 行政管理精品课程 《现代秘书学》 第一章 秘书工作概述 第一节 秘书 秘书工作是一项有着悠久历史的工作。但是秘书作为一门职业，在中国有明显的现代特色。尽管研究中国秘书发展史的学者将秘书的起源定位在4000年前，但是客观地说，那只是历代各级胥吏僚佐所从事的文牍性很强的有秘书工作特色的工作。他们不是今天职业意义上的秘书。新中国的秘书工作与自20世纪20年代初中国共产党成立以来的党务秘书工作有较大的继承性，但是相当一部分党政秘书工作前辈不是职业秘书，而是职业革命家。秘书作为一门职业，在我国，是20世纪80年代初改革开放以后蓬勃兴起的，随着我国社会经济的快速发展和与国际接轨的现代管理方法，20多年来，秘书已成为中国最广泛的社会职业之一，被称为现代社会的第361行。 一、秘书的定义 关于“秘书”一词的涵义，古今有所不同。据古代文献记载，“秘书”一词最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。《汉书·刘向传》记载：“诏向领校中五经秘书，讲六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方技，无所不究。”《晋书·荀勋传》：“得汲冢中古文竹书，诏勋撰次之，以为中经，列在秘书”。这里的“秘书”都是指帝王宫禁内收藏的各种经典文献。除了指宫禁藏书外，“秘书”也指那些用隐语来预卜吉凶的谶纬之书。《后汉书·郑玄传》记载：“（郑玄）遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥”。 由“秘书”作为秘密藏书这一原义引申，后人便将掌典图书、著书立说的官署和官职称之为“秘书寺”、“秘书省”和“秘书监”、“秘书郎”、“秘书令”等。这些“秘书”官职或机构的主要职责是掌管国家典籍，与今天的“秘书”涵义仍有较大的差异。 真正使秘书这一职业在我国具有了现代意义的开端，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时中华民国临时政府实行总统制，下设秘书处、设秘书长一人，秘书若干人，政府各局、部也设有秘书室、秘书科和秘书官。各省都督府也设立了秘书员。这时的秘书，不仅彻底摆脱了与“秘密藏书”涵义的联系，由指物转变为专指担任某职务的人，同时，作为一种特定的职务，秘书也不再以掌管一般意义上的图书典籍为主要职责了。但是这个时候的“秘书”，主要是政务秘书，还不能等同于今天的职业秘书。 对当代“秘书”定义的探讨，是从1980年代开展秘书学研究时开始。王千弓先生在1985年主编的《秘书学与秘书工作》一书中界定秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其它日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书。” 几乎是在同一时期，袁维国先生在《秘书学》一书中同样认为“秘书，在我国现代主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办查办等。” 两位学者是在秘书学研究中比较早对“秘书”进行界定的。他们首先把握住了当时我国秘书的归属性问题，这实质上是认识到了秘书的从属性。其次，比较准确地概括了秘书的职责，这一观点在后来秘书学研究中被广泛认同。再次，对秘书的主要工作内容做出了较全面的概括。但是无论是“职务名称”还是“行政职位”，都体现了在当时历史背景下对计划经济体制、行政管理工作方式的秘书特点的把握，主要体现的是以党政秘书为主的公务秘书特色。相比较而言，张家仪先生在1986年第3期《秘书》中撰文“也谈‘秘书’的定义”更准确。张家仪指出“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。而秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也是服务性的。所以，秘书决不是一种职务，而是一种职业名称。”在这个观点中，比较明确地提出秘书是一门职业，是比“职位”、“职务”更为准确的界定。张先生还提出秘书可以是“附着个人”，虽然并没有很明确提出“私人秘书”，在当时容易被理解为是指某位领导同志身边的秘书，但是毕竟把秘书的归属范围从“组织”扩大到了“个人”，为后来“私人秘书”的提出开拓了思路。 1990年侯玉珍老师在其主编的《秘书实务》（中国国际广播出版社）一书中，对“秘书”有如下概括“现代‘秘书’的涵义是指：直接协助各级领导机构和领导干部以及私人，撰制掌管文件、辅助决策，处理日常事务的执行和承办人员。”“私人秘书”的提出，不仅进一步明确了秘书是一门职业，而且间接反映了当时我国社会体制从计划经济向市场经济转化的现实。 整个1990年代，秘书的定义随着迅速发展的秘书学理论研究而不断完善。人们逐步意识到，定义我国的“秘书”，主要应当从三个方面把握。 首先，明确秘书是一门社会职业。 其次，明确秘