规范化文件编写讲义.ppt

规范化文件编写讲义 肖金明 目录 文件编写原则 文件层次结构 文件内容分类 系统文件结构 文件编号管理 文件编写具体方法 文件编写应注意的问题 1.0 文件编写的原则 功能性原则：实现文件的作用：沟通意图、统一行动。 适用性原则：文体、结构、编幅等适中、易用。 适宜性原则：与地税管理特点适宜。 协调性原则：文件间不矛盾、相互协调。 系统性原则：文件分层次，相互支持和指导，形成体系。 2.1 《管理手册》 总体阐述地税规范化管理体系的文件。 描述地税规范化管理体系各主要过程与过程之间的相互作用。 阐述地税规范化管理体系的管理目的、方向及原则。 向地税系统内部和外部提供关于规范化管理体系的一致信息。 2.2 程序文件 《程序文件》:是对规范化管理体系中的有关管理服务做出规定，是对《规范化管理手册》的细化，又对《作业指导书》起指导作用，是开展管理服务和实施过程控制的依据。 某一区域的管理活动或某一主要过程的程序。 可从PDCA的四个环节去展开描述。 2.3 作业指导书类 《作业指导书》类：具体过程和活动、事件的描述或特定的做法。 《作业指导书》可从过程的5W1H入手进行描述，即：什么事？谁做？什么时候做？什么地方做？为什么做？怎么样做？ 《作业指导书》也可从活动的要素下手：5M1E（人、机、料、法、环、测） 2.4 职位说明书 《职位说明书》是对职务性质类型、工作环境、资格能力、责任权限及工作标准的综合描述，用以表达职务在单位内部的地位及对工作人员的要求。它体现了以“事”为中心的职位管理，是考核、培训、录用及指导工作人员的基本文件，也是职位评价的重要依据。 是明确各级地税机关的岗位设置、岗位职能、岗位要求、岗位能力要求的文件。 2.5 表证单书 表证单书是规定收集或报告必要的信息的要求的文件。 为记录提供统一格式和要求。 记录的定义：过程的结果或活动的证据。 4.0 全省地税系统文件结构模式 一体化模式：即在整个系统建立并执行一个统一的体系文件。（广东省地税局） 按级切片模式：即由省局统一制定省局专用、设区市局专用、县（市、区）局专用的三套平行文件。（江西省国税局） 积木式模式：即省局制定全省共性文件；省局未制定的由各设区市局自行制定； 省、市局未制定的由各县（市、区）局自行制定。（江西省地税局） 4.1 全省系统的文件结构——积木式 A 表示全省（省、市、县局）通用； B 表示省、市局通用； C 表示省局适用； D 表示市、县局通用； E 表示市局适用； F 表示县局适用。 4.2 各级局使用的文件 省局机关：A+B+C类 设区市局机关： A+B+D+E类 县（市、区）局： A+D+F类 分局不独立成体系，使用本级局文件体系（可加使用说明） 5.0 文件编码原则——“三易原则” 易识别 易使用 易管理 文件编码需要承载的信息： 文件发行单位； 文件的类别； 文件的适用范围； 文件的内容归属； 文件的版本等。 5.1《作业指导书》编码规则 NCDS (南昌县) / WD – F 1 2 001- 2006 - 1 Ⅰ　　Ⅱ　　　Ⅲ　 Ⅳ Ⅴ Ⅵ　Ⅶ　Ⅷ Ⅸ Ⅰ 为发文单位代码； Ⅱ 为发文单位补充代码，县（市、区）局使用，省、市局省略； Ⅲ 为文件类别代码； Ⅳ 为文件适用性标识码； Ⅴ 为一级系列识别码； Ⅵ 为二级系列识别码； Ⅶ 为二级系列内的文件顺序号； Ⅷ 为文件的版本号，以文件的发布年号为版本号； Ⅸ 为文件的版本的补充识别码。 5.2 发文单位代码 江西省局 JXDS 上饶市局 SRDS 南昌市局 NCDS 抚州市局 FZDS 九江市局 JJDS 鹰潭市局 YTDS 宜春市局 YCDS 景德镇市局 JDDS 新余市局 XYDS 萍乡市局 PXDS 吉安市局 JADS 赣州市局 GZDS 5.3 文件类别码 用类别码区别的种类，如： 《作业指导书》WD（Work Document） 《程序文件》 PD 《管理手册》 SM 5.4 一级系列编码 分类 编码 征收管理 1 信息化建设 2 税务稽查 3 计会统管理 4 税收法制 5 队伍建设 6 政务管理 7 后勤管理 8 5.5 二级系列编码（例：征收管理） 分类