第三章 会展项目管理.ppt

第三章 会展项目管理 第一节 概述 一、项目管理 （一）、项目 1、项目是要在一定时间、在预算规定范围内， 达到预定质量水平的一项一次性任务。 （中国工业科技管理大连培训中心“项目管理”） 2、项目是指在总体上符合如下条件的唯一性任务： 具有一定的目标; 具有时间、财务、人力和其他限制条件; 具有专门的组织。（德国国家标准DLN69901） （二）、项目涉及的因素 （三）、项目的生命期和阶段性 概念（启动）阶段（Conceive） 开发（规划）阶段（Develop ） 实施阶段（Execute ） 收尾（结束）阶段（Finish） 二、 项目管理 1、项目管理定义 2、项目管理的目标 3、项目管理目标的特点 4、项目管理活动过程 成本、进度、质量三者之间的相互关系 成本 项目阶段中过程的重叠和活动强度 第二节会展项目经理与项目组织管理 一、会展项目经理 （一）职位（职责） （二）会展项目经理人角色定位 二、会展项目团队 1、组成 2、特点 3、不同阶段 三、项目组织结构 ??1、职能式 2、项目型组织 3、矩阵式组织 第三节 会议项目管理 一、会前管理 1、会议策划 将成功会议的所有要素组合在一起的过程。会议相关组织者谋求自我生存的最佳环境和市场竞争的必要优势而进行的创新或精密性的决策思维方式。  （1）策划委员会 会议时间 包括召开时间、时间长短 召开时间要避开关键日期、节假日、重要运动会及特殊活动、季节性因素 议程： 一次会议所要讨论的问题及进展程序 举办城市：距离和交通情况、举办会议历史、食宿及配套设施、费用、安全、景点等 会议场所：会议目标、形态、需求、与会者的期望、会议地点的设施与环境 饭店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内部会议地点等 会议策划者要求的会议地点的特征 1. 适当的会议空间 : 是否有是够的会议空间以使会议正常举行 2. 充足的客房 : 尽可能地把所有与会者安排住在同一家酒店 3. 足够的展示空间 : 如果会议同时 , 举行大型的展览活动就需要有在酒店内或附近有足够的展示空间 4. 优越地理位置 : 中心位置对很多业务繁忙的社团组织成员很重要 5. 服务 : 员工的专业知識对提供优良的服务十分重要 选择好关键讲演者 计划好会议活动类型 提供相关城市观光或商业参观 合理安排时间 2、会议预算 （1）预算步骤 确认是盈利还是保证收支平衡 理清费用：固定、变动费用 编制预算 （2）预算内容 交通费：往返交通、会中交通费 会议室/厅费用：会议场地租金、设施租赁、布置等 杂费 视听设备 住宿费 餐饮费 餐费 早餐：自助餐 中餐及晚餐：正餐，按人数，自助餐 酒水及服务费： 会场茶歇：按人数，分西式、中式 联谊酒会/舞会： 演员及节目： 4、預算總結 編制會議預算程序 注册费的测算 注册费=（会议固定支出+不可预见费）/会议人数+每位代表的可变支出 FC+VC+C R= —————— D D：会议人数 Fc:会议固定收入 C:不可预见费 Vc：会议可变支出 不可预见费 预算总结 如编制出的预算收入大于支出，这可以通过，如收入小于支出，可需要调整，如何调整需要说明特别说明调整的方法。预算总结中要加上不可预见费（总支出5-10%），如少了则需增加注册费。预算编制完成提交给组织委员会审批，如实国际会议则提交给国际组织批准 预算调整 （一）调整的原因 数据变化，预算则需要调整；根本的原因就是注册人数的变化和赞助费用的变化；国内外参会人员之间的比例变化； 预算调整的时机 对参会人员预测是在论文征集结束之后和提前注册结束之后。 1、论文征集结束之后的调整 2、注册截至后的调整 3、突发事件的调整。 3、会议营销 （1）营销对象 （2）宣传资料的设计与制作 会议基本情况：主题、时间、地点、议程等 会议带给与会者的利益 会议创新 配套服务项目 注册信息：优惠措施、联系方式等 （3）销售渠道 直接销售 会议业和所涉及的行业协会 目的地营销组织 通过代理和中介机构 其他：咨询机构等 （4）促销手段 广告宣传：刊物、电视、户外广告等 直接邮寄 网络促销：电子邮件、会展网站 电话营销：会前两月左右，注重技巧 公共关系 会议反馈表 4、会场布置 （1）会议室 上下相对式：主席台和代表席上下面对 全围