常用行政公文的写作.docVIP

第四节 常用行政公文的写作 一、通知 （一）通知的概念 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知是行政机关向特定受文对象告知有关事项的晓谕性公文。其特点有：一是适用范围广：各级各类国家机关、社会团体、企事业单位均可使用；既可以传达事项，也可以转发和批转公文，还可以任免人员；内容可以大至国家的重要决策，也可以小到单位的会议安排；行文方向可以下行，也可以平行。二是使用频率高：因为通知的使用范围特别广泛，因此使用频率也最高，各级机关的发文，通知占了绝大部分。 （二）通知的种类 根据通知的适用范围，通知可分为批示性通知、指挥性通知、事务性通知三大类。 （三）通知的结构 通知一般由标题、主送机关、正文、落款构成。 1．标题。通知标题一般由发文机关、事由和文种构成。 2．主送机关。通知主送机关一般不能省略。 3．正文。通知种类不同，正文写法各异。 （1）批示性通知。这类通知正文的篇幅比较简短。一般由印发（转发、批转）的文件和执行意见两部分组成。 印发（转发、批转）文件：开头直接引叙印发（转发、批转）的公文的标题，直叙其事。 执行意见：写明对被印发（转发、批转）的公文的态度、意见和执行要求。 （2）指挥性通知。正文写作一般包括通知依据、通知事项和通知要求三个部分。 通知依据：开篇写明制发通知的原因、目的、根据或者意义，然后用过度语“特（现）通知如下”、“现就有关事项通知如下”等转入具体通知事项。 通知事项：一般采用分条列项法，具体提出内容、要求、措施和办法。 通知要求：一般另起一行书写，或作为通知事项的最后一项，单独列出，或总的强调通知执行要求、时间或有关事宜。 （3）事务性通知。这类通知事情简单。正文一般写清通知事项的时间、地点、事情，如何办，有何要求即可。如任免通知，正文只要写清任免时间、机关、会议或依据的文件，以及任免人员的姓名、具体职务即可。而有的事务性通知的正文写作和指挥性通知的正文写作相似，由通知缘由、通知事项、通知结尾组成。如会议通知开头写明通知缘由，即开会的目的和依据；通知事项根据实际需要写明：会议内容、会议要求、参会人员、报到时间、开会时间、开会地点、行车路线、联系方法以及参会费用等；通知结尾可用惯用语“特此通知”结束，也可自然收尾。 4．落款。发文单位名称和成文日期。 二、通报 （一）通报的概念 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报的作用在于沟通情况、交流信息，使有关单位和下级认清形势，统一认识，树立全局观念，以推动全面工作。通报具有三个特点：一是教育性，通报的目的或是表彰先进以号召学习，或是批评错误使引以为戒，或是传达情况以了解上级精神，都是为了宣传上级方针政策，教育广大人民群众。二是周知性，通报的内容，常常是把现实生活中一些正反面的典型或某些带倾向性的重要问题告诉人们，让人们知晓了解。三是时效性，通报内容都是针对近期发生的事件，并对当前工作有一定的指导和促进作用，因此必须及时发出。 （二）通报的种类 根据通报的内容和用途，通报可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。 （三）通报的结构 通报写作结构包括标题、正文、落款几个部分。 1．标题。通报标题常用“发文机关+事由+文种”或“发文机关+文种”。由于通报多是普发性，主送机关有时可以省略。 2．正文。通报正文一般要写明通报的缘由、通报事项的性质和影响、所作出的决定、提出的要求或发出的号召等。不同种类通报的正文写法不同。 （1）表彰性通报。这类通报正文，首先要介绍被表彰对象的先进事迹，用概括性的语言写明事情的经过、结果；其次分析所表彰人物的行为品德或事件的意义，指出向先进学习的内容；第三提出给表彰对象什么样的表彰奖励；最后发出向先进典型学习的号召、希望。 （2）批评性通报。这类通报的正文，首先要简明扼要地写清被通报单位或个人的主要问题、情节及错误的性质、原因等；然后陈述对所通报错误、问题或事故的处理意见和决定，并在此基础上提出告诫性要求，指出应从中吸取教训，以防止类似事件的再次发生。 （3）情况通报。这类通报正文写法比较灵活，条款式、自然段落式都可以。一般由情况介绍、情况分析、提出对策或要求三部分组成。情况通报以讲明情况为主，要作到层次清楚、中心明确，不能写成琐碎的情况公布。如是单一情况，主要的任务、时间、地点、过程、结果都要写清楚。如是综合情况，应注意情况的全面性。 3．落款。发文单位名称和成文日期。 （四）通知与通报的区别 通报和通知都属告知性公文，但二者有着明显的区别：一是从内容上看，通知的内容是印发 、转发和批转文件，安排部署工作的；而通报的内容则是现实生活中具体的正反事例或客观实际情况。二是从要求上看，通知是要求办理、执行的；而通报