《电算化会计》第5章 账务处理系统.ppt

《电算化会计》第5章 账务处理系统 5.1?账务处理系统概述 5.2?记账凭证处理 5.3?账务输出 5.4?期末结转与结账 5.5?数据维护 5.6?本章小结 5.4.1?期末对账 在会计期末，除了对收入、费用类账户余额进行结转，计算出本期的利润或亏损外，还要进行总账与明细账、总账与各类辅助账的对账工作，并对最终结果进行试算平衡。 对账是对账簿数据进行核对，以检验记账是否正确以及账目是否平衡的方法。 在实际应用中，主要通过核对总账与明细账、总账与辅助账来完成账账核对的工作。 由于非法操作或计算机病毒等有可能会造成账簿数据库中数据信息的紊乱，为此不能完全排除账账不符现象的出现。因而也就有必要对机内账簿记录进行常规性核对。 5.4.2?期末结账 账务处理系统提供了较为规范的结账功能。在运行这一功能时，系统主要完成如下几项工作： （1）检查并停止本期各科目的各项数据处理工作。 （2）计算各科目的本期发生额和累计发生额。 （3）计算本期各科目期末余额并将余额结转至下期期初。 5.4.2?期末结账 期末结账应注意的问题： （1）结账前应将本期所有记账凭证登记入账，否则系统将拒绝执行结账动作。 （2）某一会计期间结账后，表示该期业务全部处理完毕，将不能再输入这一会计期间的记账凭证或其他数据资料，也不能再进行记账。 （3）结账必须按月连续进行，且每月只能结账一次。 （4）年终结账时，必须先进行数据备份或打印输出，以备操作出错时恢复至结账前状态。 （5）年终结账后，计算机会自动将年末余额结转到下年作为下年年初余额。 * 第5章 账务处理系统 学习要点： （1）了解账务处理系统的基本功能和主要模块结构。 （2）了解电算化账务处理系统业务流程的特点，掌握电算化账务处理流程与手工账务处理流程的异同。 （3）了解记账凭证的录入、审核、修改、过账等处理环节的相互关系，学会在软件系统中处理凭证和账簿。 （4）了解系统维护的主要工作内容，掌握系统维护技巧。 账务处理系统是电算化会计系统的一个核心子系统，在个别会计软件（如用友）中也称作总账系统。 账务处理主要完成初始数据录入、凭证处理、账簿登记、辅助项目管理和各类账簿输出等任务。 5.1?账务处理系统概述 （1）账务处理具有很强的综合性。账务处理系统是整个电算化会计系统数据交换的桥梁和纽带，经过账务系统处理的会计数据一般具有很强的综合性和概括性。 （2）账务处理必须符合公认的会计准则。账务处理系统必须按照财政部规定的会计准则、会计科目、会计报表编制要求等去组织和管理会计信息处理的内容与程序。 5.1.1?账务处理系统的工作特点 电算化处理方式下的账务处理程序： 账务处理从输入会计凭证开始，经过计算机对会计数据的处理，生成各类凭证、账簿文件，最后产生科目余额文件并完成整个处理过程。 电算化账务处理的操作步骤： （1）将有关会计凭证输入或转入到账务处理系统，并存入临时凭证数据库。 （2）对记账凭证进行审核，自动记账，形成记账凭证文件和账簿文件，同时按会计科目汇总数据并更新科目汇总文件。 （3）按照设置的输出条件，生成各种正式的总分类账、日记账、明细分类账账簿和科目汇总表。 5.1.2?账务处理程序 电算化账务处理程序与手工账务处理程序的比较： （1）账务处理流程的灵活性不同。手工方式下，一个会计年度内只能产生一种账务处理程序的会计信息；电算化方式下可以在一个账务处理系统中完成多种账务处理流程，并产生多种流程下的账簿信息。 （2）会计数据的存储方式有所不同。手工方式下，会计数据都以凭证、账簿和报表的形式保存在纸介质上；电算化方式下更多数据被保存在磁盘（硬盘、软盘）以及移动闪存或光电介质上。 （3）会计数据与会计信息阅读方式不同。电算化方式下，账表数据信息日常看不见、摸不着，必须借助于计算机程序和会计软件才能阅读。 5.1.2?账务处理程序 （电算化账务处理程序与手工账务处理程序的比较：） （4）会计科目编码体系的严密程度不同。科目编码通常不被手工会计核算直接利用；而计算机常把科目编码作为关键字来实现对数据的检索、排序、汇总和统计等操作。 （5）会计数据处理过程的规范性不同。电算化方式下，把科目编码、科目级别、凭证类别、账页格式、核算方法和核算过程等都固定下来，并可编制常用摘要。 （6）会计处理结果的正确程度不同。手工数据处理容易发生差错；电算化后