W33材料采购管理细则.docVIP

深圳市万德莱通讯科技股份有限公司 材料采购管理制度 采购部门设置 内购：由国内采购部门负责办理； 外购：由国外采购部门负责办理； 总经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议 价。指定用料，必要时由总经理指派专人或指定部门协助采购部门办理采购作业。 采购作业方式： 除一般采购作业方式外，采购部门可依据材料使用及采购特性，选择下列一种有利的方式进行采购： 采购部门划分： 集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采 购； 长期报价采购：凡经常性使用，且耗量大的材料，采购部门 应事先选定厂商议定长期供货价格，呈准后由请购部门按实 提出请购。 采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知相关部门以便参考，遇有变更，应立即修正。 询价、比价、议价（国内采购作业处理） 采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购事项的缓 急，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，经核准并以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价； 若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品 者，采购经办人员应报经技术部门出具证明资料并于“请购单”上予以证明，经部门经理审核后，会同使用部门、或请购部门签注意见后报分管副总经理； 属于买卖惯例超交者（如最高采购量超过请购量），采购经 办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经部门经理签认后报分管副总确认； 对厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析，以电话 等联络方式向厂商议价； 采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，部门经 理应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理； 新品试制材料采购，采购经办人员应于“请购单”注明与厂 商议定的付款条件后上报分管副总经理。 审核及确认 采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”，经部门经理审核，并依请购核决权报分管副总理； 采购核决权限 对生产经营影响较大的或金额2000元以上的材料，均须 部门经理和总经理认可； （2）日常零星用料（主要是辅助材料）依据定额请购报部门经理确认。 订购 采购经办人员接到经核决之“请购单”后应以“订购单”向 厂商订购并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”； 若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分 批交货”章以资识别； 采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂 借款采购”章，以资识别。 采购进度控制及事务联系 国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进 度控制表”控制采购作业进度； 采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异 常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经部门经理复核后拟订处理意见。 整理付款 物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检 验报告表”（其免填“材料检验报告表”的部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门，经与发票核对无误，于次日前由部门经理核章后送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单（内购）”的会计联须于第一批收料后送会计部门； 内购材料须待试机检验者，其订立合同部分，依合同规定办 理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款； 短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款； 超交应经分管副总理和财务审核后方得依照实收数量进行 整理付款，否则仅依订货数付款。 询价、比价、议价（国外采购作业处理（进口事务、关务）） 外购部门依“请购单（外购）”的需求及缓急程度加以整理， 并依据供应厂商资料，参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况（独家制造或代理等原因）除应于“请购单（外购）”注明外，原则上应向供应厂商询价、比价或经分析后议价； 请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材 料的重要规范并签注意见后，会同技术部门确认。 审核及确认 比价、议价完成后，外购部分应填制“请购单（外购）”，拟 订“预定厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，依据采购部门权限办理； 核决权限，参照国内采购权限执行 采购事项经审核后，如发生采购数量、金额的变更时，请购 部门应依变改后的采购金额所需的审核权限重新确认；但若更改后的核决权限低于原核准权限时仍应由原审核负责人确认。 订购与合同 1．“请购章（外购）”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续； 2． 需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依