安阳健丰食品有限公司采购管理制度讨论稿（ 19页）.docVIP

一、采购及结算管理 1适用于公司对原材料包装物、五金劳保材料及促销用品采购价格、采购入库、发票验收及结算的管理。 2控制目标 2.1确保所有供货商均签定有采购或代购合同，合同中明确规定有货款支付方式和账期。 2.2供货商是首次供货签定合同前应提供营业执照、卫生许可证和国税税务登记证，如提供的是增值税专用发票还应提供一般纳税人资格证明；如果是农副产品按国税局收购农副产品的要求提供农民的身份证复印件。 2.3确保所有采购货物均有订单，且订单价格已按规定的程序进行审核。 2.4确保所有供货商入库货物均有入库单。 2.5确保入库货物的数量和价格准确、入账及时，并经品保部验收合格。 2.6确保资金按规定的账期支付。 2.7确保采购入库及付款均做到合理、合法、合规，并且得到及时准确的记录。 3主要控制点 3.1材料会计审核入出库单是否按规定的流程和时间报送。 3.2材料会计按要求审核发票的合规性和合法性，并签收发票记录单。 3.3所有材料款入账均要求发票和入库单相匹配，小量试验用材料入账及付款程序见？号程序。 3.4材料会计审核各部门填报领用量是否与仓库相符。 3.5应付会计审核材料询价单，负责和供货商对账。 3.6主管（或稽核）会计审核应付业务凭证科目使用是否正确，原始票据与发票金额是否一致，资料计算是否正确。 4原材料包装物采购程序 4.1原材料包装物采购外部报价审批 4.1.1采购员依据竞价程序将拟确定的材料价格填写一式两联的询价单,报采购经理审核。 4.1.2采购经理审核是否经招标管理和竞价程序，对价格的合理性作出判断。 4.1.3财务中心审计部经理对询价单进行审核，审核价格是否合理、新价格是否在成本预算的范围内。 若价格上下浮动超出预算价格的5%，报项目经理签批，若价格上下浮动超出预算价格的10%，报生产总监签批，若价格上下浮动超出预算价格的20%，报总经理审批。 4.1.4采购员将经审批后的询价单价格维护到速达E3系统中的”询价单”。 4.1.5财务部应付会计在速达E3系统中审核,并在询价单上签字后回馈采购员一联。 4.2采购计划与订单下达 4.2.1生产中心计划员依据生产计划或《月度五金劳保采购计划表》进行物料需求分析，在此基础上编制物料需求计划,在速达E3系统中”用料计划“录入物料需求计划 4.2.2采购员在经过审批的物料需求计划的基础上进行招标或比价竞采，在速达E3系统中“采购询价单”审核材料采购计划。 4.2.3每月采购部采购员将拟采购原材料及包装物的供货商报采购经理和主管副总审核。 4.2.4采购员依据材料采购计划和经报批同意的供货商名单，在”采购订单录入”接口选择供货商及选定到货信息等内容，生成订单。 4.2.5采购主管在速达E3系统中” 采购订单确认”接口审核订单。 4.3原材料及包装物采购订单执行与收货。 4.3.1采购主管将原材料及包装采购订单内容及订单合同编号通过传真形式通知供货商。 4.3.2供货商送货时,将采购部下达的订单合同号信息传达给保管员。 4.3.3保管员查询供货商所报的订单合同号在信息系统中若存在，则由质检验收质量后，保管验收数量并打印一式三联的《入库单》，送货人及保管在入库单上签字。一联交会计，二联交送货人，三联保管。 4.4接收发票及财务处理 4.4.1保管员每日将第一联入库单传应付会计,应付会计核对应付台账。 4.4.2财务应付会计每月与供货商对账后,供货商开发票。 4.4.3材料会计接收供货商发票及入库单结算联，在速达E3系统中进行发票与入库单的勾兑，若发票正确，则在发票上签字并填写发票记录。若供商发票丢失，公司不予结账，确因特殊原因需结算时，报应付会计、采购经理、财务经理审核、财务总监审批同意，方可结算。 4.4.4材料会计将发票与入库单传采购员及采购经理签字确认后传财务经理审核签字。 4.4.5经签字后的发票传应付会计录入凭证,主管会计审核凭证,更新财务账。 4.5原材料及包装物的结算 4.5.1材料会计依据采购合同约定的账期,将到账期的货款填写结算单和付款计划表,每月24号前报采购部。 4.5.2采购经理审核付款计划表上的采购账期金额是否正确,若有质量或其它特殊问题需要压款的,需标注说明。 4.5.3主管会计审核结算单的账期及欠款金额是否正确。 4.5.4报财务经理签审,财务经理在结算单和付款计划表上签字,标明付款方式。 4.5.5资金主管审核是否在月度资金预算范围内,若不在执行资金计划报批流程。 4.5.6报财务总监审批,决定是否付款,并在付款计划表上签字。 4.5.7资金主管安排出纳员按付款方式办理付款手续。 4.5.8支票及其它银行票据的领取需由采购员在支票登记本上签字。 5农副产品收购采购程序 5.1农副产品收购采购外部报价审批 参照？原材料及包执报价程序执行。 5.