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制度名公司通讯事务处理规定电子文件编码GLZD210页码4-1 第一条 目的 为了确保公司通讯工作的有效运行，对公司必要的通讯业务，以及管理或处置基准作出规定。 第二条 定义 公司中的通讯业务，指电传或图文传真、电话、电报和邮寄等业务工作。 第三条 通讯设备 各事业部门的通讯业务负责人必须经常注意通讯设备的完好；确保通讯工作的正常运行。在此基础上，为提高业务效率，努力使通讯设备实现现代化。 第四条 注意事项 在利用通讯设备或从事通讯工作时，必须注意： 1．注意通讯的必要性、效果、安全性与经济性。 2．注意根据通讯的目的，选择必要的通讯手段与方式。 3．重要或重大业务工作，必须考虑同时采用几种通讯方式，并注意追踪，以确保信息传递的准确、及时与完整性。 第五条 禁止私用 本公司的通讯设备与手段，一律禁止用于私事。 第六条 责任者 公司的通讯工作必须责任到人，责任者必须注意以下事项。 1．必须了解通讯设施的结构、性能；必须熟练掌握设备的使用方法；努力提高通讯技能。 2．严格遵守各种法规以及公司的各种规章制度；掌握通讯工作的一般规律，有机地把各种设备的各种关系联系起来，以保证有效地运用通讯手段，顺利地开展通讯工作。 3．注意爱惜各种设备与设施，小心地使用与保管，使设施始终处于完好的状态。 4．注意通讯事务上的保密工作，防止泄密或被私人所利用。 签发人责任人签名 制度名公司通讯事务处理规定电子文件编码GLZD210页码4-2 第七条 外部公关 各事业部门的通讯工作负责人，必须注意与外部通讯机构如邮政局、电报电话局的关系，保持与这些机构的联系，消除在通讯业务上的各种障碍。 第八条 通讯业务的调整与指导 各事业部门的通讯工作负责人，必须注意对事业部门内，以及部门之间的通讯业务作出分析与研究，及时对各种通讯设施以及通讯业务关系作出调整，并且注意对通讯业务人员进行调整和教育培训。 第九条 确保非常或异常状态下的通讯 各事业部门的通讯工作负责人，必须注意在通讯设备出现异常或故障的情况下，如何确保通讯工作的正常进行。 第十条 电传的利用 各事业部门间的往来正常业务联系、通知等，除非出现不得不使用其他通讯手段的情况，一律采用电传（或图文传真）。 第十一条 电传安置 电传（或传真）专用线的敷设、设备的添置计划与实施，全部由总部负责。 第十二条 发电传 发电传必须统一用公司规定的格式进行，电传行文要尽可能简单明了，直接发给收件人。 第十三条 收电传 电传室（或收发室）接到电传后，即时用电话通知收件人。收件人在接到电话通知后，应尽快前往领取。 第十四条 应对与通话原则 电话应对原则上应简单扼要，并注意用语的品位，确保通话的准确与礼貌。 签发人责任人签名 制度名公司通讯事务处理规定电子文件编码GLZD210页码4-3 第十五条 内线电话 在使用内线电话时，注意遵守通讯原则，避免加重总机工作的压力与负担 。 第十六条 长途电话 除了必须使用长途电话的情况外，诸如一些必须即问即答，即答即决的业务联系，一些其他方式难以保密的业务联系，一些其他通讯方式难以确保的业务联系等等，原则上不采用长途电话方式。 第十七条 市外电话管理 打长途电话，必须向主管以及通讯工作负责人请示，不经允许不得使用。各事业部门必须根据所在部门的业务特点，规定长途电话的请示与批准方式，以及允许打长途电话的业务范围、地域范围等等。 第十八条 报告 1. 各事业部门的通讯工作负责人，必须每天检查长途电话的情况，每月一次向总部作出报告。 2．各事业部门的通讯工作负责人，必须就下列情况向总部作出及时报告。 （1）局线电话的设置与废除。 （2）电话号码的变更。 （3）电话专用线的设置与废除。 （4）自动交换设备的设置与废除。 第十九条 总机或交换台执务要领 各事业部门必须制订交换台（或总机）执务要领，努力提高交换台的服务质量与水平。 签发人责任人签名 制度名公司通讯事务处理规定电子文件编码GLZD210页码4-4 第二十条 电报的利用 1.电报用于紧急联络的情况与事件，以及难以通讯或通讯联系不便的地域；此外， 在深夜或其他不利于通讯的时间里，可以根据收信人的可能状况作出判断，采用电报的方法传递信息。 2．采用电报方式，必须经主管领导同意。 ??二十一条 收发电报 收发电报事务，包括电文的记录、电报费用的支付等，原则上由通讯工作负责人担当。 第二十二条 报告 各事业部门通讯工作负责人，必须就电报省略符号的修改、废除，向总部作出报告。 第二十三条 另行规定 有关邮寄物的保管、信件的收发，另行规定。 签发人责任人签名