文件编写编码管理办法.docVIP

XXX精锻有限公司 文件编号： LC-QD4200-01 生效日期：2004年07月01日 文件编写管理办法 版本号： A 修订号： 0 页 次：1/10 1. 目的： 为统一公司内部管理文件编写格式及编码规则，使其格式化、标准化，特制订 本管理办法，作为文件编写及编码的依据。 2. 范围： 2.1 本管理办法涵盖所有一、二、三级文件和质量记录表单的格式标准。包括：首页、内页、文件结构、段落章节等。 2.2 与产品相关的技术文件(图纸、作业指导书……)，其编码依据“技术文件管理制度”中编写编码要求执行。 3. 职责 3.1 编写： 各部门负责人依据工作需要，应指派专人负责编写某项作业流程的相关文件。 3.2 编号管理： 编写文件人员必须向文件管理员取得文件的特定编号。 4. 定义： 文件等级 文件种类 文件名称 文件格式架构 一级 制度文件 质量手册 ISO9001:2000标准条款的格式 二级 程序文件 程序文件 七/八段结构 三级 程序文件所 延伸的作业说明 管理办法 七/八段结构 操作规程 检验规程 作业指导书 技术文件 依专业特征，个别制订 记录表单 记录表 报告 记录单 备注： 属于需呈报外部政府机关的文件不受上述规定限制。 程序 5.1 文件格式： 5.1.1 质量手册及程序文件首页格式参见附页2 1）修订号：0，1，2，3，4，5，每一份文件的任何一页修订5次以上则文件改版。如果文件一次性更改内容较多，可以看情况考虑换版。版次以A、B、C……依序编制，使用至Z版后，应重新发放，原有编号应作废不再使用。 2）文件版次变更后，将变更页次详细填写在首页制订/修订记录的页次栏内。 5.1.2 质量手册及程序文件首页，必须使用附页4，内页必须使用附页3特定的格式，并在每一页右上角标识文件编号、生效日期、版本号、修订号。 5.1.3不设首页的三级文件格式见附页5。 4质量记录表单的格式见附页6。 5.1.5文件封面见附页2。 5.2 文件结构： XXX精锻有限公司 文件编号： LC-QD4200-01 生效日期：2004年07月01日 文件编写管理办法 版本号： A 修订号： 0 页 次：2/10 5.2.1 四段结构 1）总则 2）职责 3）控制要求 4）相关文件 5.2.2 七/八段结构 1）目的 2）适用范围 3）职责 4）定义(适用时) 5）程序 6）相关文件 7）质量记录表单 8）附页（适用时） 5.3 文件编写结构说明 5.3.1 目的 简述编写本程序的用途与宗旨。 5.3.2 适用范围 概略说明文件的适用范围：区域、部门、人员、产品，以确定文件适用广度。 5.3.3 职责 简述文件中主要责任部门与相关责任部门 5.3.4 定义 说明一些不常用专有名词、专业术语、缩写字、符号、计算公式或活动解释，或在此文件中的特定意义。 5.3.5 程序 1） 文件的核心部分，如有必要编写时搭配流程图，依据逻辑的先后次序，以段落方式详细叙述相关文件要求。 2）清楚叙述每项工作完成步骤并划清界限，说明前后步骤的关联性或影响，每个段落应有标题，以便详细了解程序的作业要求。 3）编写内容应注意：简洁、完整、明确。文字力求清晰易懂、句子简短、语意肯定。 5.3.6流程图 将程序所要求的职责、程序步骤以流程图方式表达，各图表内的文字表示应力求简洁。主要图型/符号说明如下： 起点/终点 表示流程之起点或最终点均用此符号 处理 流程图到此阶段所进行的操作、处理等工作 决策或判定 指检验、判定、审核、承认、签章、核准所使用的符号。 XXX精锻有限公司 文件编号： LC-QD4200-01 生效日期：2004年07月01日 文件编写管理办法 版本号： A 修订号： 0 页 次：3/10 流向线 流程和方向的标示 关联线 作业与作业之间为非直接相关，为间接协助或辅助性的标示。