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会议策划书 名称：外语系10级第五届座谈会 主题：如何管理和完善外语系的工作，成为我院一大亮点 会前准备工作 嘉宾：院长、副院长、系主任、辅导员、任课教师 主持人：2名 会议场所：教学楼417 时间：2012年9月25日 设备：若干个麦克风、纸张、桌子、凳子、照相机 会务人员：20名（生活部人员） 预算：620元 食品采购：水果（梨、苹果、葡萄、番石榴、香蕉、橘子 200元）纸巾（洁柔20盒 300元）矿泉水（怡宝10箱） 气球(50个 5元) 材料费：130元 会议通知 第五届外语系座谈会 通知 外语系于2012年9月25日召开外语系第五届座谈会，现就有关事项通知如下： 会议时间: 2012年9月25日 会议地点：教学楼417 出席会议对象:每班班干部和成绩前10名的同学、院长、 副院长、 系主任、 辅导员、任课教师 会议登记事项： 出席会议人员持学生证入场（嘉宾例外） 会议登记时间：2012年9月25日上午9:30分，下午1:45分 会议登记地点：教学楼417门口 持学生证入场并在登记点签名 因故无法前来的人员，请于9月23/24日告知 特此通知 工作任务表 会议日程表 会场布置 场地：教学楼417 座位排次： 签到：在教学楼417门口 准备若干白纸和黑笔 请实到人员签上姓名和班级 空调及通风设备：开会前调好室内温度，保证室内温度适宜，空气清新。 桌上摆放物品：相关人员摆好矿泉水、水果、座位卡、姓名牌 会场装饰：用彩色气球装扮，突显喜庆氛围。 会中工作 会务人员提前1小时到场，反复检查会场准备情况 搞好会议签到、材料分发 落实主席台领导、发言人是否到齐 按预定方案组织人员依次就座 会务人员维持好秩序，会前5分钟关闭会议大门，与会人员入座就绪，无关人员离场；会间关闭手机或调成静音或振动。 会议室的保障：会议用的麦克风、投影仪和音响完好无损，如有损坏，即刻使用备用设备，室内温度适宜，及时提供饮用水和食物，与会人员保持安静。 会后工作 退房：退还会议室 设备整理：把设备整理好 设备归还 会后清理：把会议签到的文件收好归档；把会议桌上的物品收回，包括水、纸巾、水果、座位卡、姓名牌、会场桌椅、地面；等所有人离去后，把灯光、空调关掉。 费用报销：到相关部门报销 会务总结 * * * * * * * * 小组成员：陈月珍 郑锦玲 魏惠群 刘燕平 李燕娜 周婵 李静娜 举办单位：外语系生活部 参会人员：每班成绩前10名的同学（共 130人） 采购物品 装扮教室 9月24日 9月22-23日 9月21日 租用教室、设备 复印资料 通知外语系10级开会 安排会务人员的工作 发邀请函给嘉宾及确定出席人数 9月20日 9月18-19日 时间 内容 上午 下午 系主任给予总结 散会 16：30-17：00 各班各组学生讨论，提问题，给建议 14:30-16:30 辅导员，任课老师谈论教学方案 11:00-12:30 院长、副院长讲话 10:00-11:00 内容 时间 日期 9月25日 副院长 院长 系主任 学生 学生 学生 学生 学生 学生 各任课教师、辅导员 汇报人员的保障：保证汇报人员到齐，如有特别情况，使用替补人员 用餐的保障：随时供应水和食物会务人员须随时观察并领会领导的示意，做好临时安排的各项工作。 * * * * * *