文职秘书类行业通用秘书室主管岗位职责说明书.docVIP

岗位描述 秘书室主管 岗位名称： 秘书室主管 直接上级： 办公室主任 直接下级： 行政秘书、文印员 本职工作： 负责办公室的文秘工作。 直接责任： 认真执行公司各项规章制度，服从上级指挥，保质保量按时完成工作任务。 及时做好月度工作计划和预算并上报，经批准后执行。 起草公司上行文及本部门公文，校对公司行政行文文稿。 负责公司行政文件、表单等资料的保管、立卷与归档工作。 负责公司文件的编号、打印、发放工作。 负责日常信函的处理、回复工作。 保管公司印章和介绍信，在批准后使用并做好登记。 参加办公室例会、系统间会议及有关会议，并做好会议记录、纪要工作。 了解各项决定、决议的贯彻执行情况，并及时向办公室主任反馈信息。 协助办公室主任进行行政检查及各项检查结果的统计上报工作。 收集、整理公司内外的反馈信息及合理化建议。 本部门办公计算机的使用与管理。 负责为员工的文体生活提供服务。 及时、准确传达上级指示并贯彻执行。 按程序做好与相关部门的横向联系，积极接受上级和有关人员的监督检查，及时对部门间争议提出界定要求。 制定下级的岗位描述，定期听取述职并对其工作做出评定。 指导、监督、检查下级的各项工作，掌握工作情况和相关数据，及时向直接上级汇报。 定期向办公室主任述职。 在必要的情况下向下级授权。 组织参加有关培训和考核活动，负责培训本部门主管的工作制度和工作程序并督促执行。 及时对下级工作中的争议做出裁决。 填写下级的过失单和奖励单，按照程序执行。 做好有关文件、资料、记录的保管或移交工作，保守公司秘密。 努力钻研本职工作，不断提高管理水平，发挥团队精神，积极提出合理化建议。 完成办公室主任交办的其他工作事项。 关心下级的思想、工作、生活。 领导责任： 对秘书室工作目标和工作任务的完成负责。 对文件的及时打印、复印、传递、保管、归档负责。 对公文、函件、报刊、电报传递不及时或发生丢失、误传现象，影响工作负责。 对秘书室预算开支的合理支配负责。 对下级的纪律行为、工作秩序、整体精神面貌负责。 对秘书室工作程序的正确执行负责。 对秘书室负责监督检查的规章制度实施细则的执行情况负责。 对秘书室管辖的设备设施的完好性负责。 对秘书室所涉及的公司秘密的安全负责。 对秘书室给公司造成的影响负责。 主要权力： 有对行文的规范审核权。 对文件复印、打印、传真申请有审批权。 有对秘书室员工和各项业务工作的指挥权。 业务范围内紧急事件的权宜处理权。 对下级的工作有监督、检查权。 对下级的工作争议有裁决权。 对下级有奖惩的建议权。 对下级的业务水平、业绩有考核评价权。 管辖范围： 秘书室员工。 秘书室办公场所及卫生责任区。 秘书室办公用具、设施设备。 第 3 页 共 3页