X金属公司系统分析报告.doc

组员为：姚晓芸、姚玲莉、周旻、钱蔚岚、陆晓蓉、许艳萍 X金属公司系统分析报告 一、 现行系统调查与分析报告 现行系统组织概况 现行系统组织介绍： X金属材料有限公司是原x市物资局下属的金属公司于2001年底转制成立的。公司目前的注册资金3000万人民币，其中90%为国有资产，10%为经营者群体持股。 公司继承了原公司的大部分经营业务，主要任务是对x市及周边地区的所需钢材、有色金属等原材料进行采购、进货，销售及存储管理，并且还负责把客户定购的货运送到目的地。公司性质属于流通企业，业务范围主要是通常所说的进销存管理。公司改制后，实行一体化管理和非独立核算，有效降低了经营成本，业务量稳步扩大。成立的五年多来，经营品种已达250多个大类、数千种规格，现有职工237人，，进货客户及销货客户总共达到2000多家。 现行系统组织机构与业务功能： x金属材料公司设有办公室、业务部、市场部、物流部、财务部和信息中心等部门。每个部下还设有若干职能部门或职能岗位。公司15.4所示。 图15.4 x金属材料公司组织机构图 各部室的业务范围如下： a.办公室 负责处理公司日常办公事务（如文件管理，会议安排），行政考核，后勤管理等。 b.业务部 是x公司经营钢材的核心部门，负责金属材料的进销存业务，具体职责有: ① 采购员6人，他们的职责是根据市场需求和库存情况，负责钢材的现货和期货的采购，包括提出采购申请、与供应商签订进货合同，与供应商保持业务联系，进行合同督催等。 ② 合同员2人，其职责是负责登记采购员送来的进货合同,并完成每月的合同统计与分析。 ③ 核价员1人，其职责是负责金属材料到货后的进价核价及入库单处理。 ④ 销售员4人，负责金属材料的销售管理，如销售开票，保持与客户的业务联系等。 ⑤ 统计员2人，负责全公司的物资进销存统计报表的制作与上报工作。 c.市场部 负责各地区的市场开发工作。 d.物流部 负责钢材的运输和仓储工作，如钢材仓库负责钢材的验收、入库、存放、保管、保养及物资出库工作，车队负责送货和取货。 e.财务部 负责全公司经营活动中的收款、付款、开票和各种帐务及资金管理，进行财务分析，编制财务报表等。 f.信息中心 是以财务部的机房管理人员为基础新成立的部门，负责公司的信息化规划和信息系统的建设。 现行系统的业务功能，可以用分层描述的现行系统功能图进行抽象，建立现行系统的功能模型。以业务部为例， 如果把业务部的工作用功能图抽象出来，可建立如图15.5的业务部现行系统功能模型。 图15.5 金属材料公司业务部功能图 现行系统工作目标 x金属公司的性质属于流通企业，业务范围主要是通常所说的进销存管理。现行系统的主要目标有： 对各种单据、合同进行管理； 对库存、进销货情况进行管理； 对合同和各种单据进行统计和查询； 实现人员合理分工，保证业务流程顺畅完善； 进一步提高人员的工作效率，提高业务量； 提高物流服务水平； 建立和扩大经销网络，提高市场占有率； 现行系统职能调查情况： 分部门来说，各个部门的工作目标大致可列为如下： 进货： 采购员判断市场情况，签订采购合同； 合同员登记合同并完成合同的统计与分析，其分析的信息为决策作出支持； 核价员核对合同价与发票价，并产生相应的单据； 通过电话及票据传递进行各个部门之间的消息通信 对业务台账进行及时修改 销货： 对金属材料的销售进行管理，保持与客户的业务联系； 进行可供资源表的维护； 与库存部门保持良好联系 库存： 对出库及入库的货物进行核对与清点； 对库存进行统计与查询； 保持与进货和销货部门的良好联系 现行系统功能需求 各部室的业务功能需求如下： a.办公室 负责处理公司日常办公事务（如文件管理，会议安排），行政考核，后勤管理等。 b.业务部 是x公司经营钢材的核心部门，负责金属材料的进销存业务，具体职责有: ① 采购员6人，他们的职责是根据市场需求和库存情况，负责钢材的现货和期货的采购，包括提出采购申请、与供应商签订进货合同，与供应商保持业务联系，进行合同督催等。 ② 合同员2人，其职责是负责登记采购员送来的进货合同,并完成每月的合同统计与分析。 ③ 核价员1人，其职责是负责金属材料到货后的进价核价及入库单处理。 ④ 销售员4人，负责金属材料的销售管理，如销售开票，保持与客户的业务联系等。 ⑤ 统计员2人，负责全公司的物资进销存统计报表的制作与上报工作。 c.市场部 负责各地区的市场开发工作。 d.物流部 负责钢材的运输和仓储工作，如钢材仓库负责钢材的验收、入库、存放、保管、保养及物资出库工作，车队负责送货和取货。 e.财务部 负责全公司经营活动中的收款、付款、开票和各种帐务及资金管理，进行财务分析，编制财务报表等。 f.信息中心 是以财务部的机房管理人员为基础