第一章 办公室自动化概念.pptVIP

第一章 辦公室自動化概念 學習目標 辦公室自動化的概念和組織。 辦公室的發展受到社會經濟和工業技術的影響。 辦公室環境的轉變。 辦公室自動化的重要性：包含了辦公室、電腦、通訊及消費性電子工業。 生產力的矛盾。 辦公室自動化的優點。 辦公室自動化的缺點。 辦公室自動化的定義 其他名稱 辦公室系統 辦公室資訊系統 終端使用者系統 以現代角度上去定義 1/3 使用電腦以執行辦公室工作。 辦公室自動化包含了一些系統與科技，用以協助工作者在商業環境中完成他們的事務。因此辦公室自動化的定義是人們在辦公室內使用系統與技術以完成他們組織上的目標。 這樣的定義包含了所有辦公室自動化的成員，例如工作者、環境、儀器設備及程序。而在社會上主要注重在人員於工作群組及工作環境下的行為表現。 以現代角度上去定義 2/3 而這些人員包含每一個辦公室工作者的分類；例如：執行者、管理者、專家、技術員、祕書及櫃檯人員。 就科技的關係，這些辦公環境是隨手可見的。它可以是機艙、旅館內的房間和自己的家裏。 以現代角度上去定義 3/3 而技術上的層面主要注重儀器設備及相關程序上的使用。辦公室技術包含電腦、印表機、掃瞄器與、影印機、傳真設備與電子郵件語音信箱系統等設備。 利用以上這些系統及技術，辦公室的活動，譬如資料處理、文書處理、電子檔案、簡報圖表、桌上排版及個人試算都可以支援。 影響力 在每個階層上的雇員都被授予權力去實現他們組織的目標。而辦公室自動化如何扮演這個重要角色，可要考慮到改變所造成的影響力。 資訊時代的衝擊 社會經濟的發展 資訊時代的衝擊 1/2 後工業時期就已被標榜為資訊時代 1954年第1部用來處理商業應用的電腦產生的。 1956元更多人從事資訊方面的工作，藉以取代以往從事生產的工作。 1957年蘇聯花色的第一顆人造衛星，使得全球衛星通訊的目標得以踏出第一步。 資訊時代的衝擊 2/2 農業及工業時期的產品是商品，而資訊時代的產物為知識。 資訊時代的優秀資訊人員也被稱之為知識工作者。 知識工作者的任務包含了問題的處理及決策的工作。而這兩項工作依賴著資訊的處理。例如：管理者及專家是屬於知識工作者。 而知識工作者以其他辦公室人員要如何區分其基本差異，是需要仰賴辦公室自動化的規劃。 社會經濟的發展 1/3 從1960到1990這幾十年來，政治上，社會上及經濟上的改變間接影響到整個工作環境。 辦公室內大量的文書工作。因為知識工作者的需要資訊來決定策，而這些資訊大部分都必須將它列印或用手寫在紙上，而為了要持續保有大批的文書，通常就會考慮到資訊超載的問題。 社會經濟的發展 2/3 在商業組織為求生存的努力下，最受矚目的作法是縮編；亦藉以簡化人員及組織大小。而不以辦公室工作者的工作來打分數，得以工作上的努力成果來評分。 生產力─是單位內輸入量與輸出量的關係。通常以某一時間或人力為衡量指標。 社會經濟的發展 3/3 因此，在組織上的尋求系統及技術的支援，而運用辦公室自動化，就是希望能提升工作生產力，最終實現組織上的目標。這個資訊時代的轉移，已使得不僅組織上受到改變，連個人生活也受到了轉變。 辦公室自動化的沿革 「自動化」這個名詞最早出現在1948年，那時通常都與電腦方面有連帶關係。 藉由科技的發展，使得自動化更能擴展到個人物資與心理層面上。因此「自動化」比電腦的發展來得更早出現。 辦公室技術 宏電早在19世紀後期，辦公室內的工作大多藉由人工方式來完成。 19世紀後期，經由打字機的化名，才開始演變到利用機械來完成辦公室內工作者時期。而增加了文件處理的品質與速度。 1960年代之後利用磁性媒體，文件可以輕易的建立與保存。 電腦科技 1940年代早期的電腦主要被使用的目的是在學術研究及軍事防衛上。 1950年電腦進展到使用商業上。 電腦科技在商業上第一個所造成的影響是資料處理。而且被証明處理需多費時及例行性商業事務上，是十分有效的方法。後來電腦的工作被延伸到其他的辦公室運用上，例如文書處理和通訊。 通訊技術 通訊牽涉到資料的傳送。 19世紀，電報、電話及控訴設備。 20世紀，印表機與傳真設備。 電腦網路 電子郵件 消費性電子產品 在1990年代辦公室、電腦、通訊及消費者電子產品工具的結合，帶動了辦公室自動化另一波熱潮。 數位化的技術結合了所有資訊形式到電子產品內，這種技術使得電腦更能被接受及使用。 智慧型產品 個人通訊設備 生產力的矛盾 1/3 科技並不能有效地增強辦公室生產力。 在1980年及1991年間，對於範圍比製造業大三倍的服務性生產力，每年都成長不到1%，而製造業生產力每年幾乎3%的成長。 所以增加服務性生產力視為目前經濟的一個重要問題。 生產力的矛盾 2/3 辦公室生產力所遭遇的問題，是當生產力下降時，員工的薪水每年卻沒有隨之下降。這樣的統計數字對於企業組