业务操作内部控制--采购循环风险控制59.pptVIP

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 9-2 防范欺诈的关键控制 对欺诈保持高度警觉 有效的预算控制制度 充分掌握供应商信息 所有行为文件化（采购申请、采购订单、收货报告、审核），即责任的报告与记录 具牵制作用的职责分工 分工基础上的有限授权（内部审计对供应商记录的检查） 9-3 防范欺诈的政策设计 ? 接受馈赠的规定 ? 赠送礼物的规定 ? 热线电话，以供员工和供应商投诉 ? 采购部门不得负责呆滞物品及毁损物品 及固定资产等实物资产的处置 ? 采购人员轮岗、强制休假以防与供应商 关系过从密切； ? 竞投标制度 ? 严格的付款制度，减少欺诈的机会 九、采购业务循环的欺诈及防范 * 10-1 关键采购流程的关键控制点 【1】批准的供应商名单及信息 供应商须经批准并列入文件 采购只能与批准的供应商交易 计算机控制，防止相关人员虚构供应商 【2】建立请购控制制度 制定请购方针和请购程序；正常的商品、劳务请购均按规定的方针和程序进行 请购单应预选顺序编号，按已处理、未处理、未清分类设档控制 每一请购申请由申请部门预算责任人批准,由公司预算控制部门审核 采购部门应在采购前对请购单的合法性(授权批准)、合理性(是否公司所需)进行检查 采购部门或预算应控制请购项目并与生产计划、库存水平、采购计划进行比较 十、采购业务循环的基本控制（总结） * 10-1 关键采购流程的关键控制点 【3】建立采购控制制度 设置独立的采购部门，并与验收、记录、保管等职能分离； 采购部门内部应按职能分离岗位，不同功能不得由一个人或一个小组包办，即采购不宜按采购对象或供应商分工，应以采购职能分工； 采用先进的采购方式如集中采购、先使用后采购，以降低库存和采购成本； 所有采购均应以预先编号的采购订单或合同为依据，其副本应交财务部门和验收部门存档以用作核对； 建立供应商评审制度和流程,定期审核并确认合格供应商； 对重要的供应商,建立详尽的档案库并随时更新 对用于日常生产、管理的大宗、经常性采购物资，采购部门应选定2—3家合格供应商,保证采购安全； 对特殊的、非经常的、大额的采购项目，应公开招标 十、采购业务循环的基本控制（总结） * 10-1 关键采购流程的关键控制点 【4】建立收货制度 按责权分离原则，设置独立行使收货职能的部门，审查所收货物与请购货物的一致性；（独立审核） 验收部门应在相关部门的配合下对货物的数量、质量、规格、供应商等进行验证并与原始请购单和订单比较，确认无误后填制验收报告并签署，以证实货物的存在；（资产证实功能） 验收报告是表明采购交易完成及债务成立的证据；验收报告应预先编号，填制后交采购、财务等部门； 在验收报告基础上编制验收日誌（受托责任履行的记录） 验收部门限制非授权人员接近 对因特殊缘由直接送交使用部门的货物，应补办验收程序,由使用部门确认实物，验收部门核对全部单据并在验收报告和验收日志上特别注明 对逾期交货的行为,应建立特别批准程序 十、采购业务循环的基本控制（总结） * 10-1 关键采购流程的关键控制点 【5】债务记录的会计与簿记控制 “批准凭单夹”内容的一致性详细审核； 入帐前核对其他已存档的业务文件，确认业务的实在性和符合性； 比较收货报告日期和A/P明细帐入帐日期，确保两者在同一会计期间； 独立审核、比较发票与其他批准文件的准确一致； 确认所有入帐的A/P均由授权批准人批准； 所有入帐的原始单据必须盖销或打孔，以防循环使用； 案例：据美国【财富】1993年1月号文章报道，在对300个客户（包括“财富500”中的 20家）的检查后，估计因重复支付而造成的损失每年约为35亿美元。 对期末发票未到的收货，按合同价或定单价暂估入帐，保证成本和存货核算的正确性 十、采购业务循环的基本控制（总结） * 10-1 关键采购流程的关键控制点 【6】付款业务的控制 按国家关于现金及支票管理办法执行； 签发支票前应审核附属凭证的正确性和有效性； 未经授权人员不得处理已签发的支票； 授权签发支票者不得编制付款凭证和保管空白支票； 核对应付款借方与银行对帐单、现金支出，以控制债务的解除； 所有采购应付款均按合同规定的支付条款或公司的付款政策执行 十、采购业务循环的基本控制（总结） * 10-2 采购行为的2个关键组织设计： 1、采购与付款在组织上的分离，在业务上的分离 采购付款是对采购业务的最后监督，而非采购业务的附属 采购部门不得干预、指挥采购付款 采购染指付款对企业的威胁 - 普尔斯马特案例 2、采购与存货在组织上的分离，在业务上的分离 存货的收入、库存、处置是对采购行为的监督，而非纯粹物流的延续 采购部门