《如何做一个高效率的管理者》.ppt

3、 如何参加会议 一次会议的成功召开，不仅取决于会议主持人工作的准确到位，也离不开与会者的积极配合。身为管理层，经常有各式各样的会议要参加，如何参加会议，也是我们应该掌握的必备技能。遵循下面的建议，会使你获益匪浅： 第一，事先获得一份书面的议程安排，如果没有，至少也要问清楚会议的主题。知道将要讨论的内容和讨论的程序，有助于你在会前做好充分的准备，对会议讨论有所贡献。 第二，准时出席。迟到会干扰会议的正常召开，影响会议的效率，同时也意味着迟到者的失礼。要坚决杜绝“八点开会九点到”的毛病，督促自己养成准时参加会议的好习惯。 第三，记下与会者的姓名和职务。记下他们的姓名和职务，有助于你在会上与他们更好地沟通，同时，出席者的身份会帮你更好地认识会议的内容和重要性。比较好的办法，是把与会者的名单记在笔记本上。 第四，注意会场的布置。本次会议是发布消息、下达指令，还是征求意见、进行决策，都可以从会场的布置方式体现出来。如果是一两个人坐在主席台后面，手里拿麦克风，那么极有可能是发布消息、下达指令，内容已经确定，你所做的就是获得准确无误的指示。如果会场布置为一种自由参加式的圆桌讨论形式，则可能是征求意见、协商讨论，最终的决策尚未作出。 第五，注意倾听。他人讲话时要注意认真倾听，并适当地点头给予回应。如果发言的人较多，内容复杂，可做一下发言笔记，确保自己清楚理解了所有的发言要点。 第六，提问。不要害怕表现出无知和愚蠢，有什么疑问都可以大胆提出来，这样才能确保你准确地理解会议的全部内容。如果你对材料不理解，只能说明会议组织者和报告人没有表达清楚。而不是你的错误。当然，一定要确保你所提出的问题与讨论主题有关。 第七，清楚陈述自己的观点和不同意见。发言要简短、清晰、切中要害，要用事实支持你的所有陈述，把你所有的疑问都提出来，但不要反反复复地只说明一条反对意见，要详细说明工作进程中存在的障碍和问题，并针对这些问题讨论解决办法。 (5)避免直接指出别人的错误 沟通的目的不是去证明对方是错的，而是双方达成一致。很多人在沟通过程中不断证明自己是对的，却十分不得人缘。从沟通的角度来讲，事情无所谓对错，只有适合不适合而已，所以管理者在沟通中应尽量避免直接指出别人的错误。 沟通助手 从沟通的角度来讲，事情无所谓对错，只有适合不适合而已。 (6)善于倾听和提问 高明的沟通者，懂得审时度势地调节自己的听、讲、问，调动起对方参与沟通的积极性，赢得他们的合作。倾听和提问可以向对方表明：你对他们的回答感兴趣，你理解他们的观点，你尊重他们的想法和意见。倾听时不要打断对方讲话．两眼注视对方，等到对方停止发言时再发表自己的意见。提问的问题越简单越好，以自在的态度和缓和的语调来表达，一般人更容易接受。 带着以下问题去体验: 1\ 2\ 3\ ----- 我们下节课讲的课题是: 只有合适，才能有效请大家把实践中成功的合适\有效解决方案带到课堂上来我们一起分享成功的喜悦. 第二节 电 话 沟 通 面对面沟通的效果虽好，但要耗费大量的时间和精力，快节奏的社会生活需要简便的沟通方式。电话是基本的商务工具，已作为现代沟通手段被广为利用。它可以使我们节约时间，提高效率，沟通感情，交流信息，疏通社交中的阻滞。管理者的大部分时间会花在电话沟通上，因此,掌握电话沟通的技巧就显得尤为重要。 1、你会正确地接打电话吗 (1)接听电话须知 有电话打进来的时候，要注意自己接听电话的方式。通话方式不仅体现出你的性格和职业化程度，还可以反映出公司的形象和面貌。 ①迅速接听 听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒接听电话。最好在电话铃响三声之内接听，这既是对对方的尊重，也是自己办事高效的体现。电话铃响一声大约i秒钟，若长时间不接电话，让对方久等，不仅很不礼貌，也可能错过重要的电话。如果同时响起两部电话，遵循长途电话优先和电话铃声先响先接的原则。 案例 吕朋是某礼品公司的销售经理。元旦前夕，一家企业决定采购一些礼品发给员工作福利。该公司的采购人员先拔通了吕朋公司的办公电话，不料，他当时正在吃午饭，没有及时接听。等他吃完饭．给对方回拨过去时，对方的电话又长时间占线。等到他好不容易联系上对方时，对方告知订单已经给了另外一家公司了。吕朋懊恼不已．心想，如果自己速度快一些，就不会丢掉单子。商机转瞬即逝，及时接听电话才有可能抓住。 沟通助手