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文员培训手册 管理本部文控中心 2011年01月 一、文员的工作职责及工作项目(1) 文员的职责 文员是我公司各部门、分厂、各课室负责文件管理，接收和分发各类文件，处理日常事务，接待来宾，传递信息等专职工作人员。她是本部门的耳目、门面与窗口。 一、文员的工作职责及工作项目(2) 文员的工作项目 1. 接收外来资料、发放本部门资料、收发传真、传阅文件； 2. 各类资料的管理、借阅、建帐； 3. 各类有关报表的制作传递； 4. 本部门文件的打印、复印、分发； 5. 各类通知的发放、张贴； 一、文员的工作职责及工作项目(3) 文员的工作项目 6. 计算工资（人事文员）负责结卡、发卡； 7. 协助人事主管招聘工人、保管工人档案工作； 8. 加班申请、报批，加班人员饭票发放； 9. 工衣工鞋发放； 10. 报帐、PR跟催； 一、文员的工作职责及工作项目(4) 文员的工作项目 11. 本部门“5S”的日常维护； 12. 外来人员的接待、交流； 13. 协助本部门主管做好各类事务性的工作，如会议前的准备、会场的布置、购物、值班等。 二、文员必备的技能(1) 具有高中或高中以上学历，有一定的英语基础，会讲普通话； 书写端正、文字清晰，并具有一定的文学水平； 会熟练地操作电脑，勤奋好学，能吃苦耐劳； 二、文员必备的技能(2) 接受与观察能力较强，能在较短的时间内熟悉公司的组织机构、工作流程，各部门、分厂、课领导的办公方位、姓名、工作职责，以便更快的联络及处理各类日常工作； 具有较好的语言表达能力与组织活动能力； 二、文员必备的技能(3) 与部门、分厂沟通能力较强，具有良好的人际关系； 处事有条理，办事效率高，胆大心细。 三、工作态度(1) 热情、饱满的工作态度，勤学苦练的工作精神； 工作做到四勤：腿勤、手勤、眼勤、脑勤； 对待任何事情要认真负责，踏实肯干，讲究效率，乐于助人； 三、工作态度(2) 克服情绪化的工作作风，每时每刻都要满腔热情的迎接每项工作，工作有条理，在任务多时处理好“轻”、“重”、“缓”、“急”。 三、工作态度(3) 随时接听电话，有礼貌的询问，小声传叫受话人。如受话人不在，应说明情况并有礼貌地请对方留下口迅，做好记录传达，以便受话人回来后及时联络。 三、工作态度(4) 离开工作岗位时，应标明去向，以免有事时找不到人。 不做与工作无关的事，工作时不能随便找人聊天； 出外办完事后，应即时返回工作地点。 四、应有的社交与礼仪(1) 社交与礼仪： 社会是人的社会，人是社会的人。人与人之间的交往，就是社交。要使人际交往有序的进行，人们不仅要受自然规律的约束，而且必须受一定社会规范的约束，而在这些规范中，很重要的一个方面就是礼仪规范。 四、应有的社交与礼仪(2) 社交与礼仪： 成功的社交手段和社交艺术，以及正确的实施礼仪方法和技巧，对于文员建立新型的高尚的人际关系，做好工作是非常重要的。 四、应有的社交与礼仪(3) 社交与礼仪： 礼仪就是礼节仪式，它包含双层含义：一是思想，即在与人交往中应尊敬他人，讲究礼节礼貌。二是形式，即礼仪的基本程序和具体表现。 四、应有的社交与礼仪(4) 社交与礼仪： 我国是“礼仪之邦”，讲究礼仪不是“虚伪装假”，而是表现人与人之间的理解、尊重和关怀。好的礼仪表现能使人际关系更加融洽、和谐，并能加强人们彼此之间的信任理解和亲密关系。 四、应有的社交与礼仪(5) 文员人际交往的特点： 人与人之间的正常交往，言语交流等，统称为人际交往，它是人们在社会生活和工作中形式的一种相互联系，相互作用，相互影响的关系。由于文员自身的地位、作用和工作性质有其特殊性，除正常的人际关系一般特征外，还具有以下的几个特点。 四、应有的社交与礼仪(6) 文员人际交往的特点： 广泛性：文员的人际交往是开放性的，多层次的，也是全方位的，在履行自己的职责时，必须同公司方方面面的人员打交道，如公司的一般工人到主管，副总直到老总，所以接触面广。 四、应有的社交与礼仪(7) 文员人际交往的特点： 从属性：文员的交往往往不是像普通人那样具有浓厚的主观色彩，即按个人意志、情感、利害关系行事，而由自己的工作职责所支配。在很大程度上是从属于自己的服务对象。 四、应有的社交与礼仪(8) 文员人际交往的特点： 复杂性：文员的工作是受领导支配和为领导服务的。各个领导的分工不同， 在工作中，往往出现意见不一致，甚至发生一些矛盾。在这种情况下，文员既要尊重一些领导，也不好得罪另一些领导，所以这就构成了文员人际关系的复杂性。 四、应有的社交与礼仪(9) 交往的技巧 人际关系是一门学问，一门艺术，要使人际关系正常化，必须掌握许多技巧。科学地、巧妙地运用这些技巧，对建立和谐、健康的人际关系，搞好文员工作起着十分重要的作用。下面主要从“度”这个字理解来探讨。 四、应有的社交与