《公文处理管理规定(22页)》.docVIP

武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司Wuhan Kaidi Green Energy Development Operation Co.Ltd 公文处理管理规定 （试行版） KY-GL-G-02-A 版 次 A/O 分发号 持有人 状 态 受控■ 非受控□ 作废□ 密 级 秘密■ 机密□ 绝密□ 编制/日期 审核/日期 批准/日期 2008年月日发布 2008年月日 目 录 1 目的 2 2 范围 2 3 定义 2 4 职责 2 5 程序 2 5.1 公文的种类 2 5.2 公文格式 3 5.3 行文规则 6 5.4 发文处理 7 5.5 收文处理 8 5.6 文件发放管理 9 5.7 公文的归档及管理 9 6 相关文件 9 7 记录 10  1 目的 为使公司的行政公文处理工作进一步规范化、科学化，保证公文处理的准确性和及时性，满足公司的实际需求，特制订本规定。 2 范围 本规定适用于公司公文的发文、行文及分发处理全过程的管理工作。 3 定义 3.1公文是指管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文书，以及经营更新过程中的大部分记录资料。公文是传达贯彻公司领导层的相关方针、政策以及相关指示的重要工具，并且还是报告工作、交流经验的重要渠道。 3.2公文处理是指公文的收发、传阅、呈送、请办、承办等一系列相关联、衔接有序的工作。 4 职责 4.1 总经理工作部是公司公文的处理管理机构，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁工作，负责指导公司各部门的公文处理工作。 4.2公司各职能部门负责本部门主导发行的公文处理，并安排专人负责部门公文的发放、传递、立卷并定期归档到总经理工作部。 5 程序 5.1 公文的种类 a) 决定：适用于对重大事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员、变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。 b) 通知：适用于发布规章制度，转发上级单位公文，要求办理和需要各部门周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。 c) 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 d) 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。 e) 请示：适用于向上级单位请求指示、批准。 f) 批复：适用于答复所隶属单位请求事项。 g) 函：适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。 h) 会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。 5.2 公文格式 公文格式由文头、正文、文尾三部分组成。 5.2.1 文头部分 包括文头名称、发文字号等项，若是密级文件和紧急公文，则还应该包括密级、保密期限和紧急程度。 5.2.1.1 文头名称 a) 在经营活动中以公司名义对内、对外发布的文件，使用“武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司”的红色文头发文。（格式见附表） b) 请示、报告 以公司名义向上级领导报告、请示时，使用上行红色文头发文。（格式见附表） c) 以部门名义对公司内部发布的事务性文件及公司内部办理例行公事与应急公文等，使用普通文头发文。（格式见附表） d) 传真 公司及各部门对外发传真以“武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司传真”的普通文头发文。（格式见附表） e) 会议纪要 公司会议纪要分为两类：“会议纪要”、“专题会会议纪要”。由公司总经理或其授权委托人主持召开的会议称为办公会，并形成办公会会议纪要，发文名称为“武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司会议纪要”（格式见附表），由公司总经理或其授权委托人签发；由公司总经理或部门负责人主持召开的专题工作会议称为专题会，并形成专题会会议纪要，发文名称为“武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司专题会会议纪要” （格式见附表），由公司总经理或其授权委托人签发。 5.2.1.2 发文字号 a) 发文字号由部门代字、年号、顺序号组成，年号应该写全。 b) 公司部门规范简称、公司文代号见下表名 称 简 称 公司文代字 武汉凯迪限公司 凯迪凯迪字 总经理工作部 总经部 凯迪总经字 人力资源部 人资部 凯迪人字 财务部 财务部 凯迪财字 经营部 经营部 凯迪经字 采购部 采购部 凯迪字 部 凯迪字 部 部 凯迪字 新材料事业部 新材料事业部 凯迪运营材字 生产技术部 部 凯迪技字 ………… 第二级用（一）、（二）、（三）、…………… 第三级用1、2、3……………… 第四级用（1）、（2）、（3）、…………… c) 公文从左至右横写、横排；用纸应按国际标准为A4，左侧装订。标题用小2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字。公文中各组成部分的标示规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。附件应当在用印页之后另起一页,并尽可