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东越服装有限公司 行政部政策及操作程序 主题: 行政庶务管理规定 起草 : 周少怀 审核: 徐兆祥 起草日期: 2006-06-20 生效日期: 2006-07-01 批准: 陈永安 档案号. : Admin / P / 05 传递 : 全体员工 页数. : 共3页 目的 此政策是为了使各项日常行政庶务管理工作有所依循。 定义 日常行政庶务是指公司内部行政事务中的管理规定及程序。 政策 公告栏管理 公司设立公告栏，由行政部管理。 公告栏采用白色底板、铝合金外框，在白板上方正中位置书写公告栏三个字。 公告栏置于员工通道入口处，员工宿舍入口处，位置长期固定，以发挥其最大公告作用。 经公司核准公布的文件，才可在公告栏张贴，公告的文件上必须有相关人员的签字或印章，转发的文件须带相关人员的核准公告之批复。 公告文件须排列整齐、有序。必须为打印文件。 一般文件公告期为三天（特殊状况以另核之），已过公告期的公文须及时撤换。 公告栏须保持清洁，由行政部派专人负责。 公告栏上的公文，由行政部派专人负责换取。 公告栏为发布公文的工具，可发布公司内部通知、文件、国家相关的通告。以及经公司领导认为有必要发布的信息。 票务管理 前台负责公司内一切票务的活动。 前台负责员工出差及公司内部往来的票务购买与送达的工作。员工因公需要购买机票、火车票、长途车票、船票等经权责主管批准后可由前台代为购票，前台应充分考虑购票成本，节省代办费用。 前台将所需机票/车票/船票送达所需员工手中后，由该员工随即支付费用（含订票费），如因特殊情况需要退票，其退票费用由需求人员支付。 为确保能够及时购票和降低购票手续费，需求人员（或会议组织者）原则上应提前四天提出需求，告之何时从何地至何地乘坐何种交通工具。 名片管理 名片印制由行政部统一负责。 主管级以上及负有公关、业务等职责之员工可印制名片。 印制名片须由个人提出申请，并填写《印制名片申请单》及《请订购单》，经部门主管批准及人力资源部核准职位后，交由承办部门联系印制。  东越服装有限公司 行政部政策及操作程序 （续） 如为增印名片，只需附上原（或改动后）名片即可。 名片依公司规范的式样印制。 集团电话或总机管理 总机是公司对外、对内通讯、联络之枢纽重地，由前台负责。 前台应做好转接电话的工作，并使用敬语。如上午时间转接电话，拿起电话后，应先说：“早上好，东越公司，有什么可以帮忙？”，转接时说：“请稍等”，如转接后无人接听，在取得对方同意后，应请对方留下电话号码、公司名称、姓名，或请对方留言。 公司网管应随时保证线路之通畅。 总机电话如发生故障，公司网管应立即通知维修人员， 进行检查维修与处理。 前台应负责总机的清洁卫生工作，并使总机保持正常完好状态。 前台应做好电话记录工作。重要信息应及时转达或报告。 电话管理 电话的管理单位为电脑部 电话的配置 公司总监级以上配置一部直线电话及一部内线电话，其余职位均配置为内线电话。 电话等级设定 为降低电话费用，减少非业务性电话使用，各部门电话要实行电话等级制，即:国际线路、国内线路、市内线路。 公司总监级以上配置国际线路、国内线路、市内线路。 部门经理或主要业务人员配置国内线路、市内线路。 部门经理以下配置市内线路。 电话之使用 公司员工拨打的电话均要与工作有关。严禁员工用公司电话打私人长途。如有违反，除由该员工支付相应的电话费用外，还将对员工进行相应的处罚。 每位员工要珍惜爱护电话设备，要按公司要求安装，使用电话。 电话费用的管理 为防止滥用电话造成费用的增加，行政部应对每月的电话费用进行分析，更要对其中的异常现象查找原因，条件允许的话将与工作无关的信息台等电话号码过滤掉。 电话号码管理 公司单位使用的电话号码应统一汇编进公司内部通讯录中，如有更换号码事宜，应通知前台在内部通讯录中予以更改。 传真管理 传真机管理 传真机应放在固定位置并由专人负责维护保养，以提高传真机使用率。 各部门收、发传真文件时，须严格进行登记，传真管理人员每月将收发传真之记录汇总，以利管控。  东越服装有限公司 行政部政策及操作程序 （续） 发往外公司（非本公司关系企业）或国外之传真，经办人员须填写《通讯申请单》，并经部门主管核准后方可操作。 传真机管理人员须保持机器周围环境之清洁，机身干净，每天上班前检查机器状况，传真纸、碳粉是否够用。 传真机如果发生故障，管理人员应在一小时内立即通知相关单位进行维修。 传真机只能作为收发传真使用，以保证其使用寿命。 如果时效性不强且数量很大的文件，尽量采用邮寄方式，以降低办公费用。 附件