高效的会议策划与管理.ppt

会议管理——指导要点 会议基本流程 会议管理——指导要点 知识要点： 会议的涵义 会议的目的 会议的特点 会议筹备方案的内容 构成商务会议的要素 商务会议的类型与特点 确定会议议题和时间的基本步骤 会议主办者的职责 制定会议规则的基本要求 会前、会中和会后办会工作的基本内容 制定会议规则的基本要求 提高会议质量的方法 会议通知与会场的选择布置 会议通知拟写与发送 通知的内容与制订流程 发送形式和注意事项 主席台座次安排 依职务高低和选举结果 会议主持人的位次 主席台座次的审核 台签的摆放 会前准备工作要求 充分 周密 安全 会议策划方案和筹备方案的区别 会场的选择与检查 会议应急方案 人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题 行为问题 住宿、餐饮、医疗、交通、通讯（标准、稳定、可靠、迅速）娱乐、值班 第二节 会中工作 提示会议按计划进行原则 认真倾听 直接、坦诚和适当的方法 消除交流障碍 强调问题 精湛的人际交流 了解会议的议题和议程 准时宣布开会 有效引导议题 会议的成本控制（监督经费使用） 会议的经费预算（固定费用和可变费用） 会议的收入与支出（经费来源P34与经费使用方面P35） 使用的监督方法和原则：（P36）报告与会议、授权与自我控制、质量、损益平衡表、比率分析、审核逐项检查（经费细目表） 会议的信息工作 会议的信息类型 会议的信息搜集 会议的信息加工 会议的信息传递 会议的信息利用 e时代的会议的信息 会议信息的收集（会前、会中、会后 会议信息加工 识记：会议信息的收集、筛选、加工、排列存放、编写、传递会议记录、纪要、简报与表格 了解：会议信息工作的主要流程；会议信息的主要分类与特点； 领会：会议新闻发布会的组织；会议记录、纪要和简报的编写方法。 应用：对会议信息管理工作的各项流程进行案例分析 会议的信息工作 会前主要搜集信息 准备开幕词、闭幕词、讲话稿所需信息 起草工作报告、决议草案所需信息 搜集备妥会议材料及发言稿 其他会议相关信息材料 筛 选 分类 综 合 会议信息加工 排列存放 * * 会务实训 会议承办 与准备 会议签到 与接待 会议通知 会议筹备 方案 会议策划 会议组织构架与审批 会议评估 会中组织 与管理 会后管理 与落实 电话会议及视频会议的要求与特点（P4和P6） 一、会议筹备方案的内容与作用、拟写会议筹备方案； 会议主席台和场内座位的安排。会议现场检查（P15）、会议文件的准备 案例分析； 会议食宿、值班突发事件、医疗 与领导的沟通：开头、书面；问题和困难 第一节 会前工作 会议策划的要素（主办者、承办者、与会者、嘉宾、其他与会人员的职责） 会议的人员构成（正式代表的权利） 会议的策划方案（流程、列表；会议议题的原则：一支笔、唯一性、计划性、可行性；会议时间和会期；会议地点选择）　 会议的筹备会议（策划方案的选择） 提高会议质量的措施 会议的策划 会议的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组 组织落实，成立工作团队组 会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报 策划案确定之后，需要尽快成立各TEAM组（指大型会议、活动），以便各自分工负责推进工作。一般分为以下几个小组： 1、总指挥：一般由公司高层领导担任，对会议的目的、主题有明确的认识，对整个活动总负责、总协调，是最好的资源。 2、副总指挥：一般由牵头部门的总经理担任。协助总指挥，会议召集人，负责常务工作。 3、策划组： 一般由负责市场推广的人员担任。会议的形式（严肃？活泼？）、颁奖形式（新意？）、布展、AV、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划…… 会议的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组 4、会务组：负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等。 5、秘书组：会议内容的策划、发言稿的跟踪修改、PPT制作、会议资料的整理、汇编。 根据不同内容的会议，还可以成立其他TEAM组，如有展示活动、户外市场活动，可组成展示组、活动组等。 各TEAM组之间都有许多联系，因此需要经常开会沟通，了解各自的进程，推动会前准备工作的顺利进行。 会议的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组 会议篇 会前准备 - 策划案的内容 会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、