会务管理__会议的策划.ppt

大中型会议的议程一般安排如下： ??? 开幕式，上司和来宾致辞； ??? 上司做报告； ??? 分组讨论； ??? 大会发言； ??? 参观或其他活动； ??? 会议总结，宣读决议； ??? 闭幕式。 制定会议经费预算方案 会议成本估算 会议成本=2ABT+会议实际费用 A：全部员工小时平均工资的3倍 乘以2：会议引起管理工作停顿造成的损失 B ：与会者人数 T：开会小时数 会议实际费用：包括交通费、场地设施租用费、食宿费、补助费、文具、文件印刷费、会议服务费（茶点） ? 估算方法二 会议成本=与会者小时平均工资X会议时间成本+会议实际费用 会议时间成本：与会者会议准备时间、旅行时间，会议秘书、会议服务人员工作时间及开会时间的总和。 会议实际费用：同上 会议经费的主要内容（一） 文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。 邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。 会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。 会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。 会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。 会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。 会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。 会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。 会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。 其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。 审核时要逐项细审 要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用差距有多大?主审秘书对这些都需了然于胸。 对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响到会议质量。 会议方案 一、会议方案的内容 1、会议概述。主要介绍会议召开的缘由、任务、意义、作用和影响，重点说明会议的必要性和可行性。 2、会议主题。会议主题是会议内容的高度概括，能够让人对会议的目的、要点一目了然，留下深刻印象。 3、会议形式。主要介绍会议召开、议事、形成决议的形式。 4、会议日程安排。主要介绍会议召开的时间、流程以及日程安排。 5、会议经费来源及预算。包括会议资金的筹措方式、金额，主要开支。 6、会议的准备工作。包括主办方、与会者会前应该做哪些方面的准备。 7、其他需要说明的事项。 二、会议方案的格式 1、标题。会议方案标题一般直接写明“× ×会方案议”或“× ×会议策划书”。 2、正文。会议方案的正文一般分项完成，分别说明会议名称、任务、意义、形式、日程安排、经费、准备工作等各方面情况。 如果是报上级领导审批的方案，结尾处还应写“以上方案，是否可行，请批示”等结尾用语。 3、落款或签署。 会议的策划与准备 一、会务工作流程图 二、会前 三、会中 四、会后 五、会议筹备方案 确定会议主题和议题 会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。 确定主题的主要方法： 一是要有切实的依据； 二是必须要结合本单位的实际； 三是要有明确的目的。 议题是对会议主题的细化。 确定会议名称 会议名称要拟得妥当，名实相符。 会名不宜太长，但也不能乱简化。 会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。 有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。 会议名称要用确切、规范的文字表达。 有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员工总结大会”。 确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。 同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 明确会议组织机构 秘书组 材料组 组织组 技术组 宣传组 后勤