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善用傳媒：記者招待會 黃強生（社區發展支援站） （ 部份資料摘自「澎拜」刊物 ） 何謂 記者招待會（Press Conference ） 安排一個指定日期、時間、地點， 請各新聞機構派出記者到來， 向他們集體提供一些新聞訊息。 為何召開記者會？ 新聞發表較為迅速 　　＊ 適合有突發事件報導（明天見報；當晚電台、電視可報導） 有現場感： 　　＊ 記者可到現場拍照、錄影、訪問錄音。此亦適合有現場畫面價值的新聞，或有新聞價值的人物在現場接受訪問。 審慎決定召開記者會 不是突發事件、沒有現場畫面價值，不須現場接受訪問……等新聞消息，便不須召開記者招待會，祗須把新聞稿電郵給傳媒機構便可。 召開記者招待會，並不等於一定有記者到埸，或者可能祗有兩／三傳媒，或甚至完全沒有，這視乎他們對這事件的興趣和事件有否新聞價值。 記者招待會的事前安排： 日期： 　　選擇一些沒有大事發生的日子（星期日或公眾假期，這些日子通常都沒有特別的新聞，如：法庭新聞、政府及大機構消息），被報導的機會和篇幅都可能較大。 時間： 　　宜於上午10時至11時，或下午３時至４時舉行； 　　最好能在３０至４５分鐘內結束。 地點： 　　交通要方便，免致記者費時失事。 記者招待會的事前安排： 通知記者 宜於召開記者會前一或兩天前用傳真／電郵把「記者會通知書」送給新聞機構採訪部。 　　（除非是大新聞或嚴重緊急，也可於發出「通知書」後兩/／三小時內召開。如此，該傳真／電郵要註明「緊急新聞 - 記者會」） 「記者會通知書」內容要簡潔／清楚，說清楚： 　　　記者會的主要採訪內容、重點大綱、召開記者會的團體、聯絡人、聯絡電話。方便記者可回電証實是次約會。 招待會的現埸安排： 進場交通通路要設有指示牌。 預先佈置場地，講台背景back job／橫額。 安排發言人座位要方便拍照（橫額在發言人的頭上懸掛）。 發言人要有名牌（名牌要大，名字要深筆寫清楚）以方便拍照。　 如果預算大量記者到場，便要有音嚮設備和茶水供應。 招待會的現埸安排： 設有記者簽到表，並有專人接待（派新聞稿／相關文件，請記者簽到、招待坐位） 準備新聞稿，及相關資料（例如、講詞、傳單、報告書．．．等），供記者參閱。一般記者到場都會先索取新聞稿。 要有專責發言人，專門負責接受訪問，幫助他們瞭解事件。 發言人要預先週詳準備，以解釋記者發問。 招待會過程： 歡迎記者的蒞臨；簡述招待會目的、程序，並且介紹其他發言人。 分配各人輪流發言內容，內容要簡短扼要。 如果有一些其他可供拍照或錄影的東西，或特別程序安排（如短劇、人物，與事件有關的物件等），都逐一安排／展示。 記者「發問」時間 注意：記者的「必問」題：『事件的跟進下一步行動是甚麼？』 宣佈記者會結束，歡迎記者進行個人訪問。 招待會的事後功夫： 從記者簽到表中查閱缺席傳媒的名單，然後安排把「新聞稿」補送。（電郵、傳真、速遞） 雖然，報章一般在晚上11時左右截稿，但是稿件仍是越早送抵越好。 * * *