商务电函2005第六章1.ppt

第六章 电子邮件 第一节 概述 电子邮件(electronic mail或e-mail)又称电子信箱，电子邮政， 是一种用电子手段提供信息交换的通信方式。 它是国际互联网(Internet)提供的使用最广泛的一项服务，也是目前最为现代化的通信手段。 到目前为止，可以说电子邮件是Internet资源使用最多的一种服务。 电子邮件不只限于信件的传递，还可用于传送文件及图形等各种信息。 其内容可和书信相同，但却比书信载有更多的内容和信息；它还可包含声音和图像。 1．1 电子邮件E-mail的特点、概念、工作过程和应用程序 E-mail是电子邮件（electronic mail）的英文缩写。 用户还可以利用E-mail访问其他的Internet资源，如FPT、NEWS、BBS等等。 1．电子邮件的特点 电子邮件具有如下特点： （1）比传统的邮件更方便、快捷、可靠、便宜。 （2）与电话相比能够表达更丰富的信息。 （3）与传真相比，得到的信息易于处理。 （4）电子邮件程序能够自动接收E-mail，并自动发出回信。 （5） 利用电子邮件提供的一信多发邮件传送功能，方便地完成任务。 2.　电子邮件有关的几个概念 为了加深对电子邮件工作原理的理解，下面介绍几个基本概念。 （1）邮件服务器：即你的入网服务商（ISP）的邮件主机。 （2）电子邮箱：要使用电子邮件的用户，首先要有一个邮箱。 （3）电子邮件地址：每个电子邮箱在Internet上都有一个唯一的地址，成为电子邮件地址。 。 它的格式是固定的，即：用户名＠主机域名，其中“＠”的英文读作at，表示“在”的意思。 如一个用户以“xgyxy”为用户名向东方网景公司申请电子邮件帐号， 东方网景公司就会在它的一个邮件服务器（如）上，为该用户设置一个邮箱。 该用户的E－mail地址为：xgyxy ＠ 3． 电子邮件服务的工作过程 在Internet上发送和接收E-mail的过程，与传统的邮政信件的传递与接收过程十分相似。 邮件并不是从发送者的计算机直接送到接收者的计算机上，而是通过邮件服务器进行中转。 它的具体工作过程如下图所示。 首先，发送方将写好的E-mail通过Internet传送到自己的邮件服务器， 该服务器根据收件人地址，将E-mail发送到接收方的邮件服务器中； 若给出的收件人地址有误，系统会将信退回并通知不能送达的原因； 接收方的邮件服务器再根据收件人地址将E-mail分发到相应的电子邮箱中； 最后接收方通过Internet从自己的邮箱中读取邮件。 在以上过程，向邮件服务器发送邮件时，使用的是简单邮件传输协议 SMTP（Simple mail transfer protocol），这个协议是TCP/IP族中的一部分， 它描述了邮件的格式以及传输时应如何处理。 从邮件服务器中读取邮件时，使用的是邮局协议第三版协议 POP3（Post office protocol 3），这个协议也是TCP/IP协议族中的一部分， 它负责接收电子邮件。 4．了解电子邮件应用程序 通过电子邮件应用程序可以发送与接收电子邮件，对电子邮件进行管理。 收发电子邮件的软件有很多，常用的有：Outlook Express、Netscape Messenger、Foxmail等。 其中Outlook Express是Internet Explorer的一个组件， 也是目前使用最为广泛的电子邮件应用程序。 1．2 电子邮件优劣势 其优点如下： 第一，传递速度快。其速度可与国际直拨电话和传真大致相当。 第二，费用低廉。它比国际长话和传真都要便宜，发一封E-mail的费用仅需几分或几角钱。 第三，使用方便，电子邮件提供的也是24小时服务，也可在无人候机的时候收到邮件。 并且，Internet上可提供邮件服务的程序或网络非常多， 如Microsoft-Outlook Explorer，国产的Foxmail等； 另外许多网站为吸引网民，也免费提供了e-mail服务，如网易、首都在线等。 电子邮件的主要缺陷是关于安全性的问题。 目前的电子邮件技术还不能保证邮件传输过程滴水不漏以及邮件内容不被非法读取。 此外，网络上经常有伪电子邮件(像伪邮政邮件一样)，它容易产生两种不同类型的危害； 损害自己的名誉及破坏社会秩序。 第二节 电子邮件的词语 2.1　缩略词 缩略词在电子邮件中经常出现。 ASAP/asap —— B’4 —— BCNY —— BFN —— BRB —— BTW —— CU —— F2F —— FAQ —— FYI —— IMO —— IOW —— LOL —— Nu —— Rgds —— THRU —— THX/TNK —— TMI ——