《会议策划与营销 》.ppt

APCL APCL 第九讲 会议策划与营销 第一节 会议策划 教学目的与要求：通过本章的学习了解会议策划的要素、会议策划的内容和要求，能够撰写会议总体策划文案。 本节主要内容： 一、会议策划的概况 二、会议前期的准备工作 一、会议策划的概况 （一）会议工作流程 1、会前 （1）与会议主办方洽谈 （2）提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方 （3）派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。 （4）确定方案，签订合同，预付定金。 2、会中 （1）会议接待（2）会前准备 （3）会议场所（4）会议住宿（5）会议餐饮 （6）会议旅游 （7）会议娱乐（8）会议服务 3、 会后 （1）结帐（2）资料收集 等等 （二）会议策划的要素 5W1H (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW) 1、 WHO :谁来参加会议？会议规模、预期参加会议的人数，是否邀请与会代表的陪同人员？是否有特殊的贵宾？是否有媒体的代表？是否有海外代表？ 2、WHAT: 会议是什么类型的会议？ 3、WHEN 组织会议的有效时间：会议的准备时间，与会人员的日常工作时间与其行业的特点，会议拟邀请嘉宾的工作时间、会议时间前后相关活动是否会影响参会人数等 (考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素. 4、 WHERE:会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。 会议选址，考虑交通、食宿、旅游资源、地点与会议主题的关系等　　??? 　　??? 　 5、WHY: 举办会议的目的 6、HOW: 具体的会议形式(包括:会议空间、设备、餐饮、娱乐等) （三）会议筹办的时间周期 筹办的时间周期 小型专项研讨会---几个月 中型新产品发布会----半年 大型培训班---1年 国际协会举办的大型会议---2-3年 （四）会议策划的基本流程 二、会议的前期准备工作 （一）确定会议目标和主题 1、确定会议目标 会议目标是会议各项工作的指挥棒，是会议日程安排和内容的基础。 2、确定会议的主题 主题：就如同写文章的题目，把会议的实质问题画龙点睛地勾画出来，并尽可能反映时代特征或问题的紧迫感。 会议主题与会议目标的关系：会议主题服从目标 案例：日本爱知世博会目标：呼吁保护环境、实现人与自然共存的21世纪 主题---“自然的智慧” 2010年上海世博会主题“城市---让生活变得更美好” 副主题：经济发展、可持续发展、城乡相互作用、高技术发展、城市与多元文化发展 （二）确定会议议题 议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。 议题制定的原则： 1、服从目标 2、主题立意要高 3、处理好主题与议题的关系 主题是议题的集中体现，表达上更概括；主题统帅议题，主题通过议题具体化。 案例：2007休闲发展国际论坛 （三）会议参加对象 会议参加人员的确定，根据会议的目的、性质、议题、议事规则等确定。 1、法定会议，根据组织章程或议事规则确定； 2、会谈、谈判、国际多边会议等，由发起者、主办者和成员之间根据议题协商代表人选； 3、协会和学术会议，由协会会员和学术界有关人士自己做出是否出席会议。 4、纵向会议和部分横向性会议由会议组织者或领导决定。 （四）会议发言 会议发言类型 传达式/讲课式 汇报式 审议式 讨论交流式 会议发言注意事项 （五）会议规模的确定 1、会议的规模 主要会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。 2、会议规模的相关要素 会议的效率 会议场地情况 会议举办的成本 （六）会议地点 1、交通 2、会议设施和服务 （七）会议场所的选择 1、策划人员必须在初选的前提下对现场进行考察 选择带有会议设施的饭店场所的标准 位置 区位—市区、乡村、海滨、山区 环境优美 交通便利 是否容易寻找 （七）会议场所的选择 2、会议室 数量与容纳量---是否适合举办会议 质量---隔音效果、断电应急设备、装潢、清洁度、座椅、通道、视听设备 （七）会议场所的选择 3、住宿 客房数量—是否充裕、各种房型都有 质量—装潢、设施、卫生间大小、赏心悦目的外景、家具、娱乐等 网络 （七）会议场所的选择 4、餐饮 食品质量 服务速度 食品种类 特殊食品的供应，如素食食品、清真食品 价格内所包含酒水的数量 活动参与者就餐的餐厅和餐位是否充足 （七）会议场所的选择 5、饭