中级文控管理制度.doc

AUTONET 中级文控管理制度 文件编号：SJGNOP130001 [经营管理部] 2013-01-11  版本修订历史记录 版本号 修订内容 修订者 修订时间 拟 制: 部门主管： 会 签： 签发核准： 发布日期： 中级文控管理总则 目的范围本由负责起草、颁布修订解释本 第二条 文控管理权责说明 文控管理权责 负责规划、协调公司文件、资料，对各中心/部门文件、资料管理工作进行监督、指导和检查； 制订和组织实施公司关于文件、资料管理工作的规章制度； 负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作； 严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作； 开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务； 开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用； 组织公司各部门文件管理员进行业务学习与培训，并对其工作进行指导； 做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。 各部门权责 各部门需严格遵守《文控管理制度》，并按制度流程要求制定和使用文件； 部门文件管理员将办理完毕且具有保存价值的文件归档，并定期向文控移交； 监督和建议文控的管理工作。 文控专员工作职责 公司文件的模板、格式、版本、权限、密级的规范； 对公司文件的模板、格式、版本、权限、密级、字体等方面的审核； 受控、发行、文档的发放、回收、销毁； 协调质量管理部及相关部门对体系文件的监督、管控及对其提供审核利用； 对外来文件如法规、标准、公文、证书等的受控和管制； 对除以上文件以外的其他文件的管制； 对归档的文件集中管理。 文控管理流程说明 文控资料管理 文件资料的收集与保管 各中心/部门文件管理员需定期向文控移交受控资料（包含纸质及电子文件），经文控检查齐全后整理立卷归档，文控需对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录，按一定次序排列和存放。部门内非受控的重要资料需定期汇总至部门文件管理员处保管、备份，公司文控定期进行抽查； 公司级文件签发后文件原件、审批意见及电子稿直接交由文控保管，文控需根据制度说明，对文件确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号，区分卷宗，确定立档单位； 立卷需按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题； 文控需按季度对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报经营管理部； 公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁，文控每年度需对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。 文件的分类编码规则 文件大类分为：制度/规定：S； 文件：F； 资料：D； 档案：A； 合同：B； 部门分类代码（拼音缩写）：总经办：ZJ、销售中心：XJ、供应链中心：GJ、资源中心：ZJ、运营中心：YJ、产品中心：CJ、研发中心：YJ、市场策划：SC、经管：JG、财务：CW、人力行政：HR、项目：XM、销售一部 ：X1、销售二部：X2、售后服务：SH、质量：ZL、采购：CG、商务：SW、金融：JR、渠道：QD、新通路：XT、车主运营：CZ、商户运营：SH、服务运营：FW、电商运营：DS、产品：CP、用户体验：YH、架构：JGB、网络软件：WL、应用软件：YR、软件实施：RJ、测试：CS、运营项目：YY、研发项目：YF（法务：FW、审计：SJ）； 保密用Y表示，非密级则用N表示； 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；普通：OP； 编码原则： 编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号） 范例：总经办2012年某份制度编码为：SZJNOP120001 图解如下： S ZH N OP 12 0001 文件发布流水号 发布年份代码 文件密级代码 文件是否保密 部门分类代码 文件分为代码 文件资料借阅及使用规定 总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《文件借阅申请表》（附件四），部门经理签批核审