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西联钢铁物流港 事项报批流程 ——物品申购、事项申请、费用报销等 采购申请 一、申请采购的物品类别 市场类 1、行车等设备维修所需 配件 （更换所需部件） 2、行车等 维修/使用 的 必须/常备 品 备件 （钢丝绳、耗件、易损常规配件） 3、物业维修所需 用品（灯泡、水龙头、开关、清洁用具、其它小件等） 4、工具（电子称、维修/使用工具等） 5、设备/工具 维修 办公类 1、办公用消耗品（笔、胶水、胶带、大头针、回形针、笔记本、各类单据、票 据、打印纸等） 2、办公固定资产（电脑、传真机、打印机、复印机、办公家具等） 二、采购方式 市场1类：突发情况，即时采购。 市场2类：建备件库，按月度或季度，计划性采购；需要提供《备件库存明细》、 《材料/工件 使用状况和明细》，且能提供“需要备存的 材料/工件 的原因”。 市场3类：按月度，计划性采购；除突发事件。 市场4类：损坏后无法维修需更换，新增加；即时采购。 市场5类：同1类，须提供 维修/使用 记录。 办公1类：按月度定期，计划性采购。（提供办公品 库存/使用 明细） 办公2类：须申请，通过相关审批后，采购。 三、报批流程 市场1类：经办人/当事人 填写 《采购申请表》附“情况说明”及“维修记录” —→直接负责人审核—→分管领导审核—→总经办审核登记—→总经理审核—→集团财务—→集团采购—→采购 市场2类：部门负责人拟提 “备件库方案”须提供《需备存材料明细》、《所备存材料的原因(情况说明)》、《目前相关材料使用状况及明细》，提供“预算资金额”， “备件库管理办法” —→分管领导审核—→总经办审核登记—→总经理审核—→集团财务审核—→集团领导审核—→集团采购—→采购—→入库—→物业管理部/维修班/总经办备档 领用签字—→记录—→定期盘点—→定期上报—→添加（根据需求情况，计划性采购） 市场3类： 填采购单—→直接负责人审核—→分管领导审核—→总经办审核登记—→总经理审核—→集团财务—→集团采购—→采购。 须提供《库存明细》 市场4类： 填采购单—→直接负责人审核—→分管领导审核—→总经办审核登记—→总经理审核—→集团财务—→集团采购—→采购。 新增加 须提供“情况说明” 市场5类 填申请单—→直接负责人审核—→分管领导审核—→总经办审核登记—→总经理审核—→集团财务—→集团采购—→采购。 须提供 维修/使用 记录 办公1类： 各部填申领单—→总经办审核登记—→总经理审核—→集团财务—→集团办公室—→采购—→办公室入库 办公2类： 填申请单(情况说明)—→直接负责人审核—→分管领导审核—→总经办审核登记—→总经理审核—→集团财务—→集团办公室—→采购 事项及费用申请 1、特殊事项、自行购置，2、设施建设、制作、安装 ，3、经集团授权事项等。 了解具体情况，需采购物资渠道、价格等—→与相关部门、财务部商讨并核定价格及相关内容—→报分管领导及总经理确认—→填《事项申请单》（情况说明/相关方案、费用预算）—→部门负责人意见/分管领导意见/总经办审核登记/总经理审核—→集团财务审核—→集团相关领导审核—→事后凭票及“已批申请单”报销。 费用报销/对外支付 填写《费用报销单》附“相关已批申请单”及“发票”—→直接负责人审核—→分管领导审核—→总经办审核登记—→总经理审核—→财务部审核—→报销 填写《对外支付单》附“发票”、“需定期支付费用的证明文件(比如：合同复印件)” —→直接负责人审核—→分管领导审核—→总经办审核登记—→总经理审核—→财务部审核—→支付 注：各项按固定标准报销的费用如：电话补贴、油费补贴、住房补贴、桶装水，及对外支付等统一在次月1-5号报销。 招待费报销需事前填写《招待（宴请）申请单》，报销时附同发票。 报批规定 1、任何人提交的任何申请，必须严格按照统一的 “申请表”内容填写完整； 2、各项申请必须按照本规定的要求提交，并严格按照报批流程进行审核； 3、审核人在审核时必须认真、负责，并严格要求；不规范、不符合要求、不清 楚的一律退回。 4、行政人事部必须对提交的申请做登记、备档并进行跟踪、反馈。 5、已通过审批的“申请表”须按档案管理规定存档，保存。 附件：《采购申请单》 《事项申请表》 《费用报销单》 《对外支付单》 西联钢铁物流港 2010年5月日