新校区建设工程档案管理制度.docVIP

新校区建设工程档案管理制度 一、收集范围 从工程项目建议书始到工程竣工决算止所有与工程有关的，具有保存价值的文字、资料、图纸、图标、声像各种载体的文件材料等。 二、职责分工 1、工程部：工程联系单，甲供材料、设备会签单，乙供材料、设备申报表，进度款会签单，工程例会纪要，前期办证资料、土地权证资料、工程图纸、地质资料、合同、招投标资料、竣工资料，其他工程竣工决算所涉及的文件资料，以及有关资料原件，及时移交给综合部，本部门保存复印件。 2、综合部：根据工程部以及其他部门提供资料，进行收集、整理、鉴定、统计、保管并立卷归档。重要资料原件及时报送院档案室存档。 三、档案保管 1、认真贯彻执行《档案法》、《保密法》及学院的有关制度，严守国家机密，保护学院的合法权益。 2、及时将收集的文件、资料、图纸等，整理分类，编写目录，装订成册，移交合肥市城建档案馆和学院档案室。在保管过程中，严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度。 3、做好档案的“防火、防盗、防潮、防虫、防尘“工作，档案柜必须加锁。 四、档案借阅 1、有关单位查阅档案，应出示单位证明及本人证件，档案管理员要做好登记手续。 2、本单位职工查阅档案，档案管理员同样要做好查阅登记手续。 3、档案一般只供查阅，不予外借。如因工作需要确需外借，需经建设办主任批准并约定归还日期，借阅人应做好外借档案保管工作。 4、原件原则上不外借。 5、查