工作追踪与信息反馈.pptVIP

模块二 任务完成能力训练 项目十二 工作追踪与信息反馈 工作中您发现自己的实施结果与事先计划出现较大的偏差，你将如何去行动？ 知识链接 工作追踪第一步：搜集信息 A、建立定期的报告、报表制度。 B、定期的会议。 C、现场的检查和跟踪。 这些工作就方法而言，并不复杂，但关键是要能细致并且不断坚持。 工作追踪第二步：给予评价 第一、要定期追踪。 第二、分清楚工作的主次。 第三、对工作进行评价。 第四、避免只做机械式的业绩和目标的比较，应当发掘发生偏差的原因。 工作追踪第三步：及时反馈  经理必须定期地将工作追踪的情况反馈给下属，以便下属： 1、知道自己表现的优劣所在。 2、寻求改善自己缺点的方法。 3、使自己习惯于自我工作追踪及管理。 控制的含义 控制是指为了确保组织的目标以及为此而拟订的计划能够实现，各级主管人员根据事先确定的标准，对下级的工作进行衡量和评价，并在出现偏差时进行纠正，以防止偏差继续发展或今后再度发生；或者，根据组织内外环境的变化和组织发展的需要，在计划的执行过程中，对原计划进行修订或制定新的计划，并调整整个管理工作的过程。 也就是说，控制的结果可能有两种：一种是纠正实际工作和原有计划及标准的偏差（纠偏）；另一种是纠正组织已经确定的目标及计划与变化了的内外环境的偏差（调适）。 控制的类型　 （一）按控制信息的性质将控制分 【小思考】 请思考下列实例各属于哪一种控制？ （1）企业中使用的财务报表分析、产成品质量检验、工作人员成绩评定。 （2）工人的操作发生错误时，工段长有责任向其指出并做出正确的示范动作帮助其改正。 （3）提前雇用员工可以防止潜在的工期延误；司机在驾驶汽车上坡时提前加速可以保持行驶速度的稳定；原料在进厂之前或投入生产过程之前对其进行检验以及设备进行预防维修等。　 控制的类型 （二）按控制的分权程度分 集中控制——对组织的重大项目与事务成立专门的控制机构，进行重点控制。 分散控制——对日常的一般性、常规性事务则由各部门、各岗位及全体员工自行控制。　 控制的基本过程 控制的基本过程 控制的基本过程 (一)确定标准 1．标准的含义 所谓标准，就是衡量实际工作绩效的尺度。标准从计划中来，但不能用计划代替标准进行控制。如前所述，计划是控制的依据，但各种计划的详尽程度是各不一样的。 有些计划已经制定了具体的、可考核的目标或指标，这些指标就可以直接作为控制的标准。 但多数计划是相对比较抽象、概括的，这时需要将计划目标转换为更具体的、可测量和考核的标准，以便于对所要求的行为结果加以测评。 例如，某车间计划将本月产量提高10%，这类目标往往要等到计划期快结束时才可以衡量是否达到要求，因而对平时工作的考核性较差。如果能将“车间的产量提高10%”的目标转换为“每个职工每班生产110个部件”，无疑更便于日常检查和评价。 控制的基本过程 任何一个组织，其针对某一工作的控制标准都应该有利于组织整体目标的实现。在此前提下，对每一项工作订立的控制标准都必须有明确的时间界限和具体内容要求。 为了进行有效的控制，需要特别注意对于计划的实施具有关键意义的那些因素。管理者不可能随时注意到计划实施过程中的每一个细节，只能将注意力集中于计划执行中的一些主要影响因素上。这些主要影响因素通常被称为关键点，控制住了关键点也就控制住了全局。 控制的基本过程 常见的控制标准 （1）时间标准；如工时、交货期等； （2）数量标准，如产品产量等； （3）质量标准，如产品等级、合格率、次品率等； （4）成本标准，如单位产品成本、期间费用等。 控制的基本过程 (二)衡量绩效 衡量绩效就是测定实际工作成绩，并将实绩与标准相比较。衡量绩效的目的是为了给管理都提供有用的信息，为采取纠正措施提供依据。 控制的基本过程 （三）采取措施 1.按兵不动。若衡量绩效的结果比较令人满意，可以维持原状。 2.修订标准。如果偏差是由于标准本身的制定引起，则应重新修订标准。 3.纠正偏差。如果偏差是由于绩效不足产生的，则应改进实际绩效。 纠偏行动的措施 一是立即纠正措施，即立即将出现问题的工作纠正到正确的轨道上； 二是彻底纠正措施，这是指要分析偏差是如何发生的和为什么会发生，然后从产生偏差的地方进行纠正。 当有偏差出现时，管理者应首先采取立即纠正措施，以免造成更大的损失，然后对偏差进行认真的分析，采取彻底纠正措施，使类似的问题不再发生。 工作反馈 所谓反馈就是在沟通过程中，信息的接收者向信息的发生者做出回应的行为。 一个完整的沟通过程既包括信息发生者的“表达”和信息接收者的“倾听”，也包括信息接收者对信息发生者的反馈，如下图所示： 给予反馈的技巧 1.针对对方的需求 反馈要站在对方的立场和角度上，针对对方最为需要的方面，给予反馈。 例如，“试用期考核”是