担保投资公司担保项目档案管理办法.doc

中佳（厦门）担保投资有限公司 担保项目档案管理办法 第一章 总则 第一条 为了加强对担保项目档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，为担保业务有序发展提供服务，依据《档案法》，结合公司实际情况，制订本办法。 第二条 本办法所称的担保项目档案，是指公司在从事担保业务的经营活动中形成的，具有保存意义的各种文字、图表、声像等不同形式的记录。 第三条 担保项目档案分为明确担保责任的文书档案、经济档案、客户档案和反担保标的物权利凭证、过渡监管物权凭证。 第四条 凡签署公司保密协议的人员，均负有保护档案的义务。 第五条 担保项目档案实于分类集中管理原则。 第二章 责任人 第六条 文书档案、经济档案和客户档案的管理机构为市场部。 第七条 反担保标的物权利凭证、过渡监管的物权凭证的管理机构为财务部。 第八条 业务部为担保业务档案的归档责任人，负责将业务档案及时归缴相应管理机构。 第三章 归档要求 第九条 各担保、委托贷款项目的业务档案必须在担保合同、保函或委托贷款协议生效后的七个工作日内完成归档手续，并交市场部立档保管。 第十条 对于在担保合同、保函或委托贷款协议生效后的七个工作日内档案资料不齐全的，仍必须将已有资料先行归档，对缺项资料应列入《缺项资料清单》（见附件3），并注明缺项的原因，交风险管理部审核。档案管理员根据合理的时限跟踪缺项资料的归档。对于业务部门归档的资料，市场部不得拒收。 第十一条 归档资料的要求： （一）首次归档时必须具备的资料： （1）确立业务关系的经济合同类资料： ·与银行签订的《保证合同》、《借款合同》等； ·与客户签订的协议，如担保协议、委托贷款协议、经济咨询服务协议等； （2）反担保措施类资料： · 在签订《保证合同》前应已办理的反担保措施文件，如抵押协议、股权质押协议、无限责任保证书、内部认购协议、预售合同等； · 与反担保措施相关的其他重要文件，如客户的董事会决议、董事会成员名单及签字式样、股东会决议、法定代表人身份证明等； （3）客户基本资料； （4）其他资料。 （二）可后续归档的资料； · 在申请签订《保证合同》、保函或委托贷款协议时暂未完成的相关资料，但此类资料须经有权审批人审批认可； · 在正常操作情况下，后续发生与业务相关的资料： ① 保后监管报告； ② 保后监管过程中获得的资料； ③ 所取得的物权凭证的复印件； ④ 担保过程中同意用款审批表； ⑤ 同意用款通知书复印件； ⑥ 其他应归档的资料。 ·市场部对担保业务后续发生的与业务相关的资料的归档，须积极督促项目经理归档，并定期检查档案，确保每一个业务档案的完整性； 第十二条 一笔业务的档案应按照“一般档案”和“要件档案”分两个档案夹分别进行归档； “要件档案”包括所有与保障公司利益有关的具有法律效力的正本文本及合同，如担保项目审批表、评审会决议、担保协议书、董事会决议、各类反担保合同、监管协议、借款合同、保证合同，等等； “一般档案”包括与同一业务相关的全套资料（包括要件档案的复印件及存放于财务部的反担保标的物权证的复印件）。“一般档案”资料的归档要求按以下类别和顺序进行： A类：内部操作和审批资料； B类：客户基本资料； C类：反担保措施的相关资料； D类：银行资料； E类：其它相关资料。 第十三条 档案内的文件资料要去掉金属物；对破损的文件资料应进行修补，字迹已扩散的应复印并与原件一并存档；纸页小的文件材料应加贴在A4纸上，纸页宽大的应折叠整齐、压平； 第十四条 归档的项目文件档案必须为原件或与原件核对盖有“经核对与原件相符”章，并由核对人签名确认对原件复核的责任。 第十五条 在归档的文件资料中，应当将每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件、多种文字形式的同一文件分别立在一起，不得分开。 第十六条 不同年度的文件一般不得放在一起存档，但跨年度的请示与批复放在复文年存档，没有复文的放在请示年存档； 第十七条 档案内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列； 第十八条 档案内文件要逐页按A、B、C、D、E等类别进行编号； 1、档案内资料清单不用编号； 2、档案内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号； 3、使用号码机在文件正面右上角、背面左上角边缘按顺序打号，如A-1，A-2，A-3，依此类推； 第十九条 归档资料由归档责任人按“一般档案”和“要件档案”逐件填写一式三份《担保资料清单》（附件2），连同档案移交市场部，并履行移