A2大润发管理规范（公司内部资料）.doc

邮报管理作业规范 壹、目的:明确邮报管理作业流程,以提升作业效率。 贰、适用范围 :各分店。 叁、邮报操作流程:分邮报名条设定、退件处理、空投率追踪与统计分析等四大作业流程。 肆、邮报名条设定: 一、隔周一电脑自动生成S309-1报表,报表中会员资料状态设定为状态1、5, 卡片级别1、2、3、8会员资料。 二、正常情况下,分店依距今时间设定一级商圈45天,二级商圈60天,三级商圈75天列 印报表,报表交店总经理确认,由客服经理填写邮报印刷数量预估表(如附表一), 送店总经理核准,于周一15:00以前由店助以电子邮件报总公司营运处核定,原件 交客服助理存档备查。 三、如分店有派发邮报,在设定名条时,电子资料作业人员须锁定派发区域。 四、总公司核定后,分店电子资料作业人员于周三依营运处核定之邮报名条设定条件, 生成名条数量由客服经理填单交店总助理,店总助理填写邮报印刷数量确认表(如 附表二),送店总经理核准,周四用电子邮件报总公司营运处、行销处。 五、自派邮报名条设定生成与邮递邮报同步,设定条件依分店需求自定。 六、名条生成后的新办卡、状态5转状态1、状态6、8、9转状态1名条 列印操作流程如附表三。 七、列印名条注意事项: (一)周三生成名条前,电子资料作业人员须与会员资料专管员联系,证实退件已全部 锁入状态6。 (二)名条列印。 电子资料作业人员列印名条务必切实按邮编分区列印。 2、名条列印务必工整(放纸须规范),若发现有歪斜或不完整须重新列印或补 印。 3、字迹清楚易辩(列印前检查墨盒、针头是否完好)。 4、数量与上报总公司名条确认表数量相符(新办卡除外)。 5、列印完毕后,务必认真检查确认无误后方可送至包装厂。 (三)不定期抽查包装厂事宜。 1、名条裁切。 (1) 依邮编分别裁切。 (2) 裁切精准整齐(不可歪斜)。 (3) 若有切坏或发现列印问题,务必通知分店客服部重新列印或补印。 2、名条粘贴。 (1) 依邮编粘贴并分区堆放。 (2) 粘贴工正、平整、牢固。 3、封装。 (1) 依邮编分别封装堆放。 (2) 小心轻放,保持信封完好(不可有破损)。 (四)当邮寄数量与上报营运处之名条确认表中的数字有出入时,请告知行销处, 以便请款作业。如:0301期名条确认表中邮寄数量为50000个,列印时多22 个,再加上新办卡补拉500个名条,实际为50522个,请将多出的522个告知行销 处。 (五)名条列印完毕后,将实际数量记录于名条列印数量签收簿中(如附表四)。包 装厂(或邮局)人员领取名条时,请其签字确认,每次作业完成后交客服经理 审核。 (六)分店自派邮报名条数量、新办卡、状态5转1、状态6、8、9转 1名条数量同样也填写在附表三上,名条交由会员资料专管员签收。 伍、退件处理: 一、邮报退件处理流程如附表五。 二、新办卡邮寄邮报状况查核: (一)新办卡邮寄邮报如有退件,参照退件处理流程。 (二)每档期汇总新办卡数量及退件数量,将退件原因及相关责任人记录在新办卡邮 寄状况记录簿中(如附表六)。 (三)由接待课会员资料专管课长从S148报表(新顾客地址、邮编确认报表)中查核 责任人,填写此表签字后交客服经理审核。 (四)上档次周周一会员资料专管员填写大润发特价邮报无法投递明细表(如附表七 ),经接待课长及客服经理、店总经理签核后,店总助理用电子邮件至总公 司营运处、行销处。 三、邮报数量及邮寄数量核查: (一)当邮报送至分店或包装厂后,分店应每档期派人对印刷厂所送邮报数量进行抽 查,发现数量有短缺时,须立即报告总公司行销处、营运处处理(如附表八)。 (二)会员资料专管员每档期至包装厂对邮报的封装数量及质量做抽查,发现问题及 时通报行销处、营运处处理(如附表九)。 (三)邮报清点方式: 1、当面(货运人员)抽样清点。 若为事后清点须会同包装厂人员一