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地名论坛CHINA PLACE NAME 谈谈机关办公自动化对档案管理的影响及对策 ■刘淑红 二、机关办公自动化对档案 关办公自动化需要，更好地为经济建设服务 管理提出的新要求 1.档案工作要尊重客观实际，坚持实事 机关办公自动化的快速发展， 求是。档案是人们从事社会实践活动的真实 计算机网络的基本普及，电子载 记录，它包括记录内容和记录方式、材料 体的广泛应用，档案工作将产生 等，作为档案工作者不应该因不利于长久保 质的飞跃。档案部门原来只保管 存而否定计算机材料在工作中所起到的作用 随着机关办公自动化的迅猛发展，机关 实体档案的传统做法和理论原则将受到保管 和归档的必要性、合法性。应当尊重客观实 档案工作面临新的机遇和挑战。档案管理只 虚拟档案和建立无界墙档案室的巨大冲 际，采取实事求是的态度，区别对待：（1） 有紧跟时代步伐，大力加快现代化进程，才 击。档案室成为档案信息共享的一个信息 将计算机直接起草文件的打印定稿送交领导 能适应新形势的需要。 点。 目前，档案工作有四个方面的问题亟需 签发并标明拟稿人，作为底稿归档。 （2）对 一、新时期传统档案管理面临着机关办 解决。 传真机接收的文件材料归档时应用复印机重 公自动化的严峻挑战 1.计算机打印件如何存档是摆在我们面 新复制后存档。 （3）通过计算机打印的文件 随着计算机技术的飞速发展，全球正进 前迫切需要解决的问题。 目前我们对底稿的 材料最好用激光打印机打印后归档。 （4）计 入网络化时代。网络给人们带来了巨大的方 认识仍停留在手抄阶段，认为只有钢笔手抄 算机存贮文件的磁盘也要收集归档统一保 便，它使速度加快了、距离缩短了、地球变 的文档的才是文件底稿，这种观念要转变， 存，以备档案自动化管理、检索之用。 小了，机关办公也与时俱进地驶上了信息高 随着计算机、打印机的普及，传统意义的底 2.档案工作要制订标准，扎扎实实打好 速公路，现代办公设备在机关得到了广泛应 稿不复存在，我们必须研究新问题，制定新 基础。机关档案工作标准化是机关档案管理 用。计算机、打印机、传真机、复印机等现 标准，重新定义底稿，增加可操作性，适应 现代化的基础，是使机关档案工作与办公自 代办公设备以其使用方便、快捷的特点，推 形势发展的需要。 动化工作接轨的重要举措，也是实现机关档 动了档案管理的全新改革，同时也给档案工 2.机读文件的存档问题也已提出。机读 案管理自动化的必要前提。机关档案工作标 作提出了新问题。 档案是指存贮在计算机存贮介质上，能够为 准主要包括：档案专业名词术语标准，代码 1.传统意义上的底稿正在消失。由于计 计算机接受，并进行有序处理的原始信息。 代号标准，档案著录和目录组织标准，档案 算机应用技术的普及和推广，办公部门都配 机读档案的载体材料主要以磁盘、光盘为 标引语言标准，档案收集、整理、鉴定标 备了计算机，人们直接在计算机上起草和修 主。机读文件的形成、传递和存贮都在计算 准，档案装具设备和库房建设标准以及档案 改文件，从而只有正式文件而无传统意义上 机系统中完成。这些文件在完成了现行使命 工作现代化技术标准等等。 的底稿，最多只有一个计算机打印出的校对