word毕业论文的若干建议.pdf

用WORD 编辑论文的几个建议 由于各方面的原因，大家主要还是用Microsoft Word (以下简称Word)编辑论文。Word 在写科技论文方面虽然有一些先天不足，但却提供了非常强大的功能。如果不能充分利用这 些功能，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。我把自己以前使用Word 的经验和教训总结 一下，抛块砖。 原则: 内容与表现分离 == 一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，前者是 指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，而 后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如 一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一 个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。在排版软件普及之前， 作者只需关心文章的内容，文章表现则由出版社的排版工人完成，当然他们之间会有一定交 互。Word 倡导一种所见即所得（WYSIWYG ）的方式,将编辑和排版集成在一起，使得作 者在处理内容的同时就可以设置并立即看到其表现。可惜的是很多作者滥用 WYSIWYG ， 将内容与表现混杂在一起，花费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果都很差。 本文所强调的“ 内容与表现分离” 的原则就是说文章作者只要关心文章的内容，所有与内 容无关的排版工作都交给 Word 去完成，作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉 Word 。因为Word 不仅仅是一个编辑器，还是一个排版软件，不要只拿它当记事本或写字 板用。主要建议如下。 1. 一定要使用样式，除了Word 原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样 式。如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方 是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要 坚持使用统一的样式。这样做能大大减少工作量和出错机会，如果要对排版格式（文档表现） 做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由 Word 自动生成 各种目录和索引。 2. 一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。如果你发现自己打了编号，一定要小 心，这极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现， 表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x 章、如图x 所示”等字样时， 不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和 引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。公式的编号虽然也可以 通过题注来完成，但我另有建议，见5。 3. 一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档没 有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现 自己打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一定不要敲回车来 调整段落的间距。 4. 绘图。统计图建议使用Execel 生成，框图和流程图建议使用Visio 画。如果不能忍 受Visio 对象复制到Word 的速度，还可以试试SmardDraw ，功能不比Visio 弱，使用不比 Visio 难，速度却快多了。如果使用Word 的绘图工具绘图，最好以插入Word 图片的方式， 并适当使用组合。 5. 编辑数学公式建议使用 MathType5.0，其实Word 集成的公式编辑器是它的3.0 版。 安装MathType 后，Word 会增加一个菜单项，其功能一目了然。一定要使用 MathType 的 自动编号和引用功能。这样首先可以有一个良好的对齐，还可以自动更新编号。Word 正文 中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来 修正。 6. 参考文献的编辑和管理。如果你在写论文时才想到要整理参考文献，已经太迟了， 但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的 习惯。手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。Word 没有提供管理参考文献的功 能，用插入尾注的方法也很不地道。我建议使用 Reference Manager，它与Word 集成得 非常好，提供即写即引用（Cite while you write ，简称Cwyw ）的功能。你所做的只是像填 表