主管會报流程及注意事项.pdfVIP

主管會報流程及注意事項 96.01.12簽奉校長核定實施 一、會前準備： （一）會議時間及出席人員： 1.主管會報於每週週一下午2時召開（寒、暑假隔週週三下午 2時召開） ，校長另有指示時，依指示時間辦理。 2. 主管會報出席人員由校長指定，目前參加人員為主任秘書、 教務長、學務長、研發長、總務長、各學院院長、通識教育 委員會主任委員、人事室主任、會計室主任；並得視需要邀 請相關主管或人員與會報告。 （二）會議場地：校長室會議室。 （三）會議資料： 1.以電子郵件及電話通知各參加主管會報之單位承辦人於截止 收件期限（通常訂為開會前一週之週四中午；寒暑假為前一 週之週一中午）內將工作報告及提案之電子檔與紙本傳送秘 書室彙整。 2.會議資料包括項目如下： （1）重要會議專案推動列管表：各次會議列管案執行情形持/ 續追蹤列管至結案日為止，經會上主席裁示核准始解除 列管。 （2 ）工作報告：各單位提列之工作報告，應以條列式、簡要 為原則。 （3 ）各單位提案及附件：各提案單位之主管如未在出席人員 名單中，應請示後邀其列席說明。 3.會報資料彙整：彙整重要會議專案推動列管表、各單位工作/ 報告、各單位提案，於當次會議資料截止收件日當日內完成 檢視彙整後，初印 1份交主秘核閱。 4.會報資料初稿定稿：初稿陳 主秘核閱，依核示調整修正後定 稿。 5.會報資料印製及發送：會報資料於開會前一週週五上午（寒 暑假為當週之週一下班前）印製，先送校長、主秘各一份； 於會報當日現場分送與會主管。 6.會議資料至遲於會議前一日 ，傳送到秘書室網頁專區下張 1 貼，以利各單位或與會人員參閱。 7.印製份數：與會主管每人發送 1份，備份 2份，編碼原則， 以分章節方式處理（例如1-1 、2-1 、3-1 為啟始碼）。 （五）準備簽到單、錄音設備、備用電池、列管表電子檔案（當天播 放）、筆，議事人員持一份會議資料事先研讀。 二、開會日事宜： （一）會場佈置：會前半小時請校長室助理協助佈置會場（含燈光、 茶水、架設NB 、投影設備），並排定固定座次：總務長/ 主任 秘書 /校長/ 教務長/學務長研發長，其餘主管自由入座。/ （二）安排固定座次如下，其餘主管自由入座： 總務長 主任秘書 校 長 教務長 學務長 研發長 （三）請出席主管簽到。 （四）會議進行中，於主秘報告各單位列管案執行情形時，擔任各單 位列管表投影事宜。 （五）擔任會議紀錄（含錄音）。 三、會後事宜： （一）整理會議紀錄資料並於會報結束後1日內完成會議紀錄陳核。 （二）整理會議列管事項，於會報結束後1日內先傳送各單位進行辦 理情形準備。 （二）會議錄音資料由秘書室保存三個月後銷毀之。 （三）影送會議紀錄至各會議代表及各一級單位據以執行，對於列管 事項，定期追蹤至結案為止。 （四）紀錄歸檔：會議紀錄存檔於秘書室，並於會後3日內，將會議 紀錄以掃瞄方式電子存檔及製成光碟留存，書面紀錄以設立專 卷方式留存1 年後銷毀。 四、本注意事項由秘書室擬訂，簽奉校長核定後實施，修正時亦同。 2