加快数字化档案利用的实践探索.pdfVIP

加快数字化档案利用的实践探索 ●张印 李学广 摘要：面对档案需求的动 态变化和馆藏档案平均利 (二 )现用现扫是提高档案接待工作效率的最有效措 用率不高与档案数字化加 工慢和档案数量大的矛盾 ，本 施。保管档案与扫描档案同为一人，自然取消了传统的档 文就档案数字化提 出了现用现扫、以用定扫 、常用先扫的 案利用接待人员与库管人员之间逐卷、逐件、逐页交接档 方法，供同行参考。 案的手续，节省了档案出入库两次盘点档案时间，工作效 关键词 ：档案数字化 利 用 扫描 率提高数十倍 ，更有益的是减轻了档案交接人员档案安 全方面的思想压力。 在我国，各级综合档案馆都要面对档案需求的动态 (三 )现用现扫是加快档案数字化步伐的重要途径。 变化和馆藏档案平均利用率不超过 1O％的现实，针对档 “多扫描少复印”是当今提供利用档案的新理念。以现用 案数字化加工慢和档案数量大的矛盾，充分利用计算机 现扫替代调档复印，然后将扫描图片转入档案管理系统 ， 网络优势，采取便捷的方法完全可以缓解矛盾，最大限度 即满足了用户当前的需求又扩充了档案数字化的内容， 地提供数字化档案及打印件，满足利用者方便快捷的需 以后利用再不调档，一举两得，事半功倍。 求，现用现扫、以用定扫、常用先扫方法简单 ，操作方便， (四)进行现用现扫的革新 ，必须进行档案馆接待利 值得借鉴。 用工作流程的重组，根据本馆档案利用的工作量来合理 配置库管人员，补充完善相关工作制度 。 一 、 现用现扫 (五)现用现扫必须在计算机 网络环境下进行 ，否则 现用现扫就是对没来得及数字化档案的单件需求， 调档通知发送复杂和网络打印无法实现。 对利用率极低没数字化档案的偶尔需求，在库区现场进 (六)开展现用现扫工作 ，必须在文件级或专题 目录 行扫描，通过网络迅速给利用者提供数字化档案打印件。 数据库建成 以后，保证检索速度而不使利用者等待更多 各级综合档案馆馆藏都存在着一定数量的利用人多 的时间。 但不重复用的档案，多数为涉及人名的档案。为此，许多 二、以用定扫 档案馆都根据需求陆续建立了多个专题的人名 目录数据 库。但是，因人名档案基数大，利用人数多但平均利用率 以用定扫就是根据某些部门对 尚未数字化档案的小 并不是很高，加之档案数字化的加工能力也不可能一下 批量利用需求，坚持利用优先的原则，想利用者之所想， 子全部完成扫描任务。所 以，现用现扫应运而生，其具体 急利用者之所急，暂停其他的档案数字化加工任务或临 做法是档案利用接待人员在专题 目录数据库 (或文件级 时组织力量，以最快的速度突击扫描加工，在较短的时间 目录数据库)检索后，通过网络系统将所需档号通知档案 内完成所需档案数字化任务。特别是对提前移交进馆单 库管员，库管员调出档案原件在库区办公室直接扫描，利 位内部的批量需求，为了规避档案出馆利用的风险，解决 用网络打印机直接将所需档案扫描打印件在档案利用接 提供利用与保证安全的矛盾，采取 以用定扫的方法最佳。 待处打印机上打印输出。这种方式已成为许多档案馆解 以用定扫后提供档案利用的方式有： 决大部分档案单件偶尔利用的长期策略。采取这种方式 (一)可以提供数字化档案的打印件。数字化档案进 的好处和需具备的条件是 ： 入档案管理系统之后，可以通过打印的方式提供数字化 (一 )现用现扫是保证档案实体利用安全的最有效方 档案打印件。 法。由于是库管人员在库区扫